"De 21.000 studenten moesten in lokalen passen waar normaal 9.000 in gaan, een taak die een complexe planning vereist en die zonder TimeEdit niet zou kunnen worden uitgevoerd.

Barbara Obst Hantel, Directeur, University of Potsdam

KLANT
University of Potsdam
WEBSITE
www.uni-potsdam.com
LOCATIE
Potsdam, Duitsland
AANTAL STUDENTEN
21 000
GEBRUIKTE PRODUCTEN

TE Core

TE Reporting

TE Pricing

De University of Potsdam verhoogt het aantal afgestudeerden en het ruimtegebruik in een omgeving met beperkte middelen.

DE UITDAGING
In het prachtige Sanssouci Park in Potsdam vlakbij Berlijn, bouwde Fredrick de Grote zijn indrukwekkende paleis, Neuen Palais. Vlakbij staan grote vorstelijke gebouwen die ooit dienden als woonruimte voor de bewakers die bij het paleis werkten. Tegenwoordig dienen ze een heel ander doel, namelijk de grootste universiteit in Brandenburg, Duitsland - University of Potsdam.

De University of Potsdam is boven verwachting gegroeid, van 3.000 studenten 20 jaar geleden tot 21.000 studenten vandaag de dag. En ondanks het feit dat er drie campussen in en rond Potsdam zijn, is er nog steeds niet genoeg ruimte voor allemaal.

"We leven al een tijdje met deze beperkte ruimte en hebben altijd klachten ontvangen van leraren en studenten. Lokalen zijn vaak dubbel geboekt, of te klein voor het aantal studenten in de klas.".

Bovendien biedt de universiteit meer dan 100 verschillende programma's aan. De focus van deze programma's ligt op de contact met docenten, iets wat vraagt om onderwijs met een verscheidenheid aan vakken, terwijl de studenten individuele keuzes kunnen maken. Als gevolg van de nieuwe richtlijnen die in 2010 zijn ingevoerd, moet elke module worden afgesloten met een tentamen en een cijfer alvorens verder te mogen gaan naar de volgende. Deze richtlijn heeft, samen met te veel roosterconflicten, de flexibiliteit van de opleiding beperkt en ervoor gezorgd dat minder studenten op tijd afstuderen.

DE OPLOSSING
University of Potsdam had TimeEdit ongeveer twee jaar lang gevolgd, terwijl het bedrijf en de oplossing in Europa steeds bekender werd. Naarmate het product volwassener werd, kwam het uiteindelijk dicht in de buurt van Potsdam's visie voor het operationaliseren van de roostering en ruimtebeheer. Het team in Potsdam evalueerde hun opties en kwam tot de conclusie dat het tijd was om hun zelfontwikkelde systeem met Excel en papieren lijsten te ruilen voor TimeEdit.

"Onze middelen moeten beter worden benut en we moeten de administratie gemakkelijker maken door de planning en roostering te vereenvoudigen. We waren op zoek naar een gebruiksvriendelijke, flexibele oplossing met integratiemogelijkheden in ons SIS en ELO - TimeEdit vervuld alle eisen".

Om knelpunten en onderbenutte tijdslots en middelen te vinden, wendde de University of Potsdam zich tot TE Reporting voor een cross campus, diepgaande analyse van hun resource gebruik.

"We hebben gewoonweg niet genoeg lokalen voor het aantal studenten, dus TimeEdit hielp ons om onze lokalen op een rationelere manier te gebruiken. Zo begrepen we al snel dat we veel tijdsvakken hadden die onderbenut werden - zoals maandagochtend en vrijdagmiddag".

In TimeEdit worden alle middelen van Potsdam opgeslagen in één database voor het eenvoudig delen van ruimtes en middelen tussen afdelingen om volledige transparantie mogelijk te maken. Deze mogelijkheid, samen met de ingebouwde functionaliteiten van TE Core voor de beperkingen van onderlinge afhankelijkheid (randvoorwaarden), stelde de universiteit in staat om een conflictvrij rooster te garanderen.

"Lokalen beheren gaat uiteindelijk om dubbele boekingen te voorkomen, waarbij meerdere cursussen en colleges tegelijkertijd in dezelfde ruimte worden geboekt, en ervoor te zorgen dat de juiste klas in de juiste ruimte wordt gehouden. TimeEdit geeft de universiteit een vogelvluchtoverzicht van de beschikbare middelen, wat ons toelaat om roosters zonder dubbele boekingen en problemen samen te stellen".

Natuurlijk het verhogen van de bezettingsgraad en het verkrijgen van een beter overzicht is geweldig, maar zonder een systeem dat eenvoudig te gebruiken is, is het moeilijk om theoretische mogelijkheden in de praktijk te brengen.

"Alles is zo veel eenvoudiger geworden voor onze roosteraars. Het zijn geen IT-experts, maar vaak docenten die naast de planning en roostering andere taken hebben. Daarom was gebruiksvriendelijkheid belangrijk voor ons. Nu de planning zo veel eenvoudiger is, hebben ze nu tijd voor andere dingen die gedaan moeten worden."

DE RESULTATEN

  • Aantal studenten die op tijd afstuderen (gedefinieerd als binnen 6 tot 7 semesters) verhoogd met 5%.

  • Gebruik van middelen gestegen tot 92%.

  • Aantal klachten uit curriculum- en ruimtegerelateerde zaken daalde met 80%.

  • Tevredenheid van de studenten met betrekking tot het curriculum en de kwaliteit van de opleiding steeg met 25%.

Over TimeEdit

TimeEdit is de marktleider in resource management oplossingen. Met meer dan 150+ klanten en meer dan 600.000 dagelijkse gebruikers, helpen wij onderwijsinstellingen hun planning en resource management te verbeteren om de hoogst mogelijke academische standaard te bieden.

Auteursrecht 2020 TimeEdit