The challenge
Sinds de start in 1834 heeft Université libre de Bruxelles (ULB) een flinke toename meegemaakt in het aantal studenten en programma's die ze aanbiedt. Voor het academische jaar 2021-2022 hebben zich meer dan 39.000 studenten ingeschreven. Naast deze groei, zijn er nieuwe uitdagingen bijgekomen: grote veranderingen in de regelgeving voor het hoger onderwijs, onderwijs op individueel niveau, tekort aan lokalen, groot onderhoud behoeften, behoeften aan besluitvorming ten behoeve van verschillende scenario's voor het beheer van gebouwen, uitdagingen op het gebied van volksgezondheid en nog veel meer.
Context en verwachtingen
De groei en de uitdagingen creëerden nieuwe realiteiten waarmee de universiteit rekening moest houden. Zij benadrukten het belang van roostering en ruimtebeheer om de universiteit goed te laten draaien: hoge normen handhaven en de studenten en de docenten kwalitatieve diensten aanbieden, maar ook in staat zijn om weloverwogen beslissingen te nemen.
Met deze achtergrond werd de aandacht gevestigd op enkele kernpunten:
- Betrokkenheid van de roosteraars (ongeveer 80 personen) en alle middelen van 13 faculteiten in één enkele omgeving
- Uniformering van de roosterprocessen en de toewijzing van lokalen op elke campus
- Rekening houden met de specifieke beperkingen van een faculteit en de campus, maar ook aanpassing aan één gecentraliseerd proces
- Opzetten van procedures om het gebruik van de zalen (die centraal worden beheerd) te maximaliseren in een zeer krappe context voor ruimtebeheer
- Vaststelling van de behoeften inzake onderwijsruimten in een langetermijnperspectief
- Voor alle studenten en docenten een gemakkelijke manier om toegang te krijgen tot hun individuele roosters te krijgen
Gezien deze situatie moest de ULB klaar en beter uitgerust zijn voor haar huidige en toekomstige behoeften. Bovendien, de energie die besteed moest worden aan roostering (creatie, wijzigingen) en het toewijzen van lokalen, dat elk jaar toe nam, was een gebruiksvriendelijke en effectieve oplossing voor het beheren, roosteren en publiceren essentieel voor de ULB. Bovendien, konden ze niet meer afhankelijk zijn van een on-premise oplossingen van een te kleine omvang. In 2020 werd een aanbesteding uitgeschreven om overzicht te krijgen van de bestaande roostervoorzieningen met verschillende doelstellingen in gedachten, en nog belangrijker:
1. Betrouwbaarheid: de gebruikers hadden behoefte aan een oplossing met meer controle over de gegevens, die eenvoudige en snelle controles mogelijk maakt, zodat zij op de gegevens kunnen vertrouwen voor een betere besluitvorming
2. Toegankelijkheid: het moest overal en altijd beschikbaar zijn met een minimale service onderbreking (vooral voor de roosterpublicaties)
3. Kwaliteit en doeltreffendheid: het was nodig de processen te versnellen (b.v. snel reageren in geval van plotselinge wijzigingen, visualisering van de roosters van de zalen) en de roosters flexibeler te maken
De uitvoering
We had a talk with Amélie Théry, Head of the Timetabling Coordination and Teaching Spaces Team at ULB, about the implementation and the first few months with TimeEdit. She talks about the tender and implementation process:
"De resultaten van de aanbestedingsprocedure waren heel duidelijk: TimeEdit was het meest geschikt voor de ULB. Toen de implementatie in februari 2021 begon, hadden we een zeer specifiek en ambitieus doel: de rooster- en publicatiesysteem klaar krijgen om alle reserveringen voor het academiejaar 2021-2022 te verwelkomen. Dit betekende in feite dat TE Core, het roostersysteem, volledig geconfigureerd moest zijn vóór april 2021 om de trainingssessies van alle roosteraars en lokaalbeheerders te kunnen starten."
Belangrijkste resultaten
Considering the high stakes and the size of the change for the university, failure or delay were definitely not options for the launch. The project was considered a huge success as all the deadlines were observed and the feedback made the project management team and the ULB’s authorities optimistic about the launch and the now regular use of TimeEdit. Amélie explains:
Het wordt nu duidelijk geworden dat een systeem meer kan zijn dan alleen een plek om onze reserveringen vast te leggen, maar een geheel nieuwe manier om onze rooster en ruimtebeheer vraagstukken te benaderen. En dat is belangrijk."
"The timetablers were able to handle the system easily and managed the change efficiently. Many users highlighted the user-friendliness of TE Core and how reassuring it was to get some changes done and displayed in a few clicks. The reliability of the system and the flexibility of the implementation to fulfil our needs were also huge assets that enable us to consider the full potential of timetabling. It now becomes clear that the system can be more than just a place to record our reservations, but a whole new way of approaching our scheduling and space management issues. And that’s major.”
