De University of Potsdam verhoogt het aantal afgestudeerden en het ruimtegebruik in een omgeving met beperkte middelen.
THE CHALLENGE
In beautiful Sanssouci Park in Potsdam near Berlin, Fredrick the Great built his impressive palace, Neuen Palais. Nearby, there are large palatial buildings that once served as living quarters for the guards who worked at the palace. Today, they serve a completely different purpose, namely the largest university in Brandenburg, Germany - Potsdam University.
De University of Potsdam is boven verwachting gegroeid, van 3.000 studenten 20 jaar geleden tot 21.000 studenten vandaag de dag. En ondanks het feit dat er drie campussen in en rond Potsdam zijn, is er nog steeds niet genoeg ruimte voor allemaal.
"We leven al een tijdje met deze beperkte ruimte en hebben altijd klachten ontvangen van leraren en studenten. Lokalen zijn vaak dubbel geboekt, of te klein voor het aantal studenten in de klas.".
Moreover, the university offers more than 100 different programs. The focus of these programs is on teacher training, something that demands courses in a variety of subjects while allowing students to make individual choices. As a result of new directives implemented in 2010, each module must be concluded with an exam and a grade before continuing on to the next one. This directive, along with too many curriculum scheduling conflicts, narrowed down the course flexibility and let to fewer students graduating in time.
DE OPLOSSING
University of Potsdam had TimeEdit ongeveer twee jaar lang gevolgd, terwijl het bedrijf en de oplossing in Europa steeds bekender werd. Naarmate het product volwassener werd, kwam het uiteindelijk dicht in de buurt van Potsdam's visie voor het operationaliseren van de roostering en ruimtebeheer. Het team in Potsdam evalueerde hun opties en kwam tot de conclusie dat het tijd was om hun zelfontwikkelde systeem met Excel en papieren lijsten te ruilen voor TimeEdit.
"Onze middelen moeten beter worden benut en we moeten de administratie gemakkelijker maken door de planning en roostering te vereenvoudigen. We waren op zoek naar een gebruiksvriendelijke, flexibele oplossing met integratiemogelijkheden in ons SIS en ELO - TimeEdit vervuld alle eisen".
Om knelpunten en onderbenutte tijdslots en middelen te vinden, wendde de University of Potsdam zich tot TE Reporting voor een cross campus, diepgaande analyse van hun resource gebruik.
"We hebben gewoonweg niet genoeg lokalen voor het aantal studenten, dus TimeEdit hielp ons om onze lokalen op een rationelere manier te gebruiken. Zo begrepen we al snel dat we veel tijdsvakken hadden die onderbenut werden - zoals maandagochtend en vrijdagmiddag".
In TimeEdit worden alle middelen van Potsdam opgeslagen in één database voor het eenvoudig delen van ruimtes en middelen tussen afdelingen om volledige transparantie mogelijk te maken. Deze mogelijkheid, samen met de ingebouwde functionaliteiten van TE Core voor de beperkingen van onderlinge afhankelijkheid (randvoorwaarden), stelde de universiteit in staat om een conflictvrij rooster te garanderen.
“Managing rooms is optimally all about avoiding collisions, and ensuring that the right class is held in the right room. TimeEdit gives the university a bird’s-eye view of the resources available, which lets us to put together schedules with zero collisions and problems”
Natuurlijk het verhogen van de bezettingsgraad en het verkrijgen van een beter overzicht is geweldig, maar zonder een systeem dat eenvoudig te gebruiken is, is het moeilijk om theoretische mogelijkheden in de praktijk te brengen.
"Alles is zo veel eenvoudiger geworden voor onze roosteraars. Het zijn geen IT-experts, maar vaak docenten die naast de planning en roostering andere taken hebben. Daarom was gebruiksvriendelijkheid belangrijk voor ons. Nu de planning zo veel eenvoudiger is, hebben ze nu tijd voor andere dingen die gedaan moeten worden."
DE RESULTATEN
- Aantal studenten die op tijd afstuderen (gedefinieerd als binnen 6 tot 7 semesters) verhoogd met 5%.
- Gebruik van middelen gestegen tot 92%.
- Aantal klachten uit curriculum- en ruimtegerelateerde zaken daalde met 80%.
- Tevredenheid van de studenten met betrekking tot het curriculum en de kwaliteit van de opleiding steeg met 25%.
