Context en verwachtingen
De groei en de uitdagingen creëerden nieuwe realiteiten waarmee de universiteit rekening moest houden. Zij benadrukten het belang van roostering en ruimtebeheer om de universiteit goed te laten draaien: hoge normen handhaven en de studenten en de docenten kwalitatieve diensten aanbieden, maar ook in staat zijn om weloverwogen beslissingen te nemen.
Met deze achtergrond werd de aandacht gevestigd op enkele kernpunten:
- Betrokkenheid van de roosteraars (ongeveer 80 personen) en alle middelen van 13 faculteiten in één enkele omgeving
- Uniformering van de roosterprocessen en de toewijzing van lokalen op elke campus
- Rekening houden met de specifieke beperkingen van een faculteit en de campus, maar ook aanpassing aan één gecentraliseerd proces
- Opzetten van procedures om het gebruik van de zalen (die centraal worden beheerd) te maximaliseren in een zeer krappe context voor ruimtebeheer
- Vaststelling van de behoeften inzake onderwijsruimten in een langetermijnperspectief
- Voor alle studenten en docenten een gemakkelijke manier om toegang te krijgen tot hun individuele roosters te krijgen
Gezien deze situatie moest de ULB klaar en beter uitgerust zijn voor haar huidige en toekomstige behoeften. Bovendien, de energie die besteed moest worden aan roostering (creatie, wijzigingen) en het toewijzen van lokalen, dat elk jaar toe nam, was een gebruiksvriendelijke en effectieve oplossing voor het beheren, roosteren en publiceren essentieel voor de ULB. Bovendien, konden ze niet meer afhankelijk zijn van een on-premise oplossingen van een te kleine omvang. In 2020 werd een aanbesteding uitgeschreven om overzicht te krijgen van de bestaande roostervoorzieningen met verschillende doelstellingen in gedachten, en nog belangrijker:
1. Betrouwbaarheid: de gebruikers hadden behoefte aan een oplossing met meer controle over de gegevens, die eenvoudige en snelle controles mogelijk maakt, zodat zij op de gegevens kunnen vertrouwen voor een betere besluitvorming
2. Toegankelijkheid: het moest overal en altijd beschikbaar zijn met een minimale service onderbreking (vooral voor de roosterpublicaties)
3. Kwaliteit en doeltreffendheid: het was nodig de processen te versnellen (b.v. snel reageren in geval van plotselinge wijzigingen, visualisering van de roosters van de zalen) en de roosters flexibeler te maken
De uitvoering
We hadden een gesprek met Amélie Théry, hoofd van het team Roostercoördinatie en Onderwijslokalen aan de ULB, over de implementatie en de eerste paar maanden met TimeEdit. Ze vertelt over de aanbesteding en het implementatieproces:
"De resultaten van de aanbestedingsprocedure waren heel duidelijk: TimeEdit was het meest geschikt voor de ULB. Toen de implementatie in februari 2021 begon, hadden we een zeer specifiek en ambitieus doel: de rooster- en publicatiesysteem klaar krijgen om alle reserveringen voor het academiejaar 2021-2022 te verwelkomen. Dit betekende in feite dat TE Core, het roostersysteem, volledig geconfigureerd moest zijn vóór april 2021 om de trainingssessies van alle roosteraars en lokaalbeheerders te kunnen starten."
"De resultaten van de aanbestedingsprocedure waren heel duidelijk: TimeEdit was het meest geschikt voor ULB"
"Onnodig te vermelden dat deze periode vrij intens was, vooral vanwege COVID met voortdurende veranderingen in het lopende academische jaar. Zo'n ambitieus project met een korte deadline is zeker een uitdaging geweest. Toch was de projectdefinitie vanaf het begin duidelijk, met een zeer doeltreffende structuur die door de TimeEdit-implementatiemanager werd aangereikt. De indicatoren voor tijd- en project management waren zowel duidelijk als realistisch, en uiteraard afgestemd op de behoeften van de ULB en het korte tijdsbestek."
Belangrijkste resultaten
Gezien de hoge belangen en de omvang van de veranderingen voor de universiteit, was mislukking of vertraging absoluut geen opties voor deze implementatie. Het project werd ervaren als een groot succes, aangezien alle deadlines werden gerespecteerd en het project management team positieve feedback gaf. Dit maakte ULB's autoriteiten optimistisch over de lancering van TimeEdit. Amélie legt uit:
Het wordt nu duidelijk geworden dat een systeem meer kan zijn dan alleen een plek om onze reserveringen vast te leggen, maar een geheel nieuwe manier om onze rooster en ruimtebeheer vraagstukken te benaderen. En dat is belangrijk."
"De roosteraars konden gemakkelijk met het nieuwe systeem overweg en de veranderingen werden snel opgenomen . Veel gebruikers benadrukten de gebruiksvriendelijkheid van TE Core en hoe geruststellend het was om veranderingen met een paar klikken gedaan en weergegeven te krijgen. De betrouwbaarheid van het systeem en de flexibiliteit van de implementatie om aan onze behoeften te voldoen waren ook enorme pluspunten die ons in staat stelden om het volledige potentieel van roosteren te overwegen. Het wordt nu duidelijk dat het systeem meer kan zijn dan alleen een plaats om onze reserveringen vast te leggen, maar een geheel nieuwe manier om onze roosters en ruimtebeheer vraagstukken te benaderen. En dat is belangrijk."
Afbeelding: ©Lara Herbinia
