The challenge

Sinds de start in 1834 heeft Université libre de Bruxelles (ULB) een flinke toename meegemaakt in het aantal studenten en programma's die ze aanbiedt. Voor het academische jaar 2021-2022 hebben zich meer dan 39.000 studenten ingeschreven. Naast deze groei, zijn er nieuwe uitdagingen bijgekomen: grote veranderingen in de regelgeving voor het hoger onderwijs, onderwijs op individueel niveau, tekort aan lokalen, groot onderhoud behoeften, behoeften aan besluitvorming ten behoeve van verschillende scenario's voor het beheer van gebouwen, uitdagingen op het gebied van volksgezondheid en nog veel meer.

‍

Context en verwachtingen

De groei en de uitdagingen creëerden nieuwe realiteiten waarmee de universiteit rekening moest houden. Zij benadrukten het belang van roostering en ruimtebeheer om de universiteit goed te laten draaien: hoge normen handhaven en de studenten en de docenten kwalitatieve diensten aanbieden, maar ook in staat zijn om weloverwogen beslissingen te nemen.

Met deze achtergrond werd de aandacht gevestigd op enkele kernpunten:

• Betrokkenheid van de roosteraars (ongeveer 80 personen) en alle middelen van 13 faculteiten in één enkele omgeving
• Uniformering van de roosterprocessen en de toewijzing van lokalen op elke campus
• Rekening houden met de specifieke beperkingen van een faculteit en de campus, maar ook aanpassing aan één gecentraliseerd proces
• Opzetten van procedures om het gebruik van de zalen (die centraal worden beheerd) te maximaliseren in een zeer krappe context voor ruimtebeheer
• Vaststelling van de behoeften inzake onderwijsruimten in een langetermijnperspectief
• Voor alle studenten en docenten een gemakkelijke manier om toegang te krijgen tot hun individuele roosters te krijgen

Gezien deze situatie moest de ULB klaar en beter uitgerust zijn voor haar huidige en toekomstige behoeften. Bovendien, de energie die besteed moest worden aan roostering (creatie, wijzigingen) en het toewijzen van lokalen, dat elk jaar toe nam, was een gebruiksvriendelijke en effectieve oplossing voor het beheren, roosteren en publiceren essentieel voor de ULB. Bovendien, konden ze niet meer afhankelijk zijn van een on-premise oplossingen van een te kleine omvang. In 2020 werd een aanbesteding uitgeschreven om overzicht te krijgen van de bestaande roostervoorzieningen met verschillende doelstellingen in gedachten, en nog belangrijker:

1. Betrouwbaarheid: de gebruikers hadden behoefte aan een oplossing met meer controle over de gegevens, die eenvoudige en snelle controles mogelijk maakt, zodat zij op de gegevens kunnen vertrouwen voor een betere besluitvorming

2. Toegankelijkheid: het moest overal en altijd beschikbaar zijn met een minimale service onderbreking (vooral voor de roosterpublicaties)

3. Kwaliteit en doeltreffendheid: het was nodig de processen te versnellen (b.v. snel reageren in geval van plotselinge wijzigingen, visualisering van de roosters van de zalen) en de roosters flexibeler te maken

‍

De uitvoering

We had a talk  with Amélie Théry, Head of the Timetabling Coordination and Teaching Spaces Team at ULB, about the implementation and the first few months with TimeEdit. She talks about the tender and implementation process:

"De resultaten van de aanbestedingsprocedure waren heel duidelijk: TimeEdit was het meest geschikt voor de ULB. Toen de implementatie in februari 2021 begon, hadden we een zeer specifiek en ambitieus doel: de rooster- en publicatiesysteem klaar krijgen om alle reserveringen voor het academiejaar 2021-2022 te verwelkomen. Dit betekende in feite dat TE Core, het roostersysteem, volledig geconfigureerd moest zijn vóór april 2021 om de trainingssessies van alle roosteraars en lokaalbeheerders te kunnen starten."

‍

Belangrijkste resultaten

Considering the high stakes and the size of the change for the university, failure or delay were definitely not options for the launch. The project was considered a huge success as all the deadlines were observed and the feedback made the project management team and the ULB’s authorities optimistic about the launch and the now regular use of TimeEdit. Amélie explains:

‍

Het wordt nu duidelijk geworden dat een systeem meer kan zijn dan alleen een plek om onze reserveringen vast te leggen, maar een geheel nieuwe manier om onze rooster en ruimtebeheer vraagstukken te benaderen. En dat is belangrijk."

‍

"The timetablers were able to handle the system easily and managed the change efficiently. Many users highlighted the user-friendliness of TE Core and how reassuring it was to get some changes done and displayed in a few clicks. The reliability of the system and the flexibility of the implementation to fulfil our needs were also huge assets that enable us to consider the full potential of timetabling. It now becomes clear that the system can be more than just a place to record our reservations, but a whole new way of approaching our scheduling and space management issues. And that’s major.”

‍

‍

A multi-year search for a cutting edge scheduling system came to an end when Condé Nast was introduced to TimeEdit
‍

With only 3000 students, Condé Nast College is undoubtedly one of the smallest TimeEdit customer, however that is in no way equal to low ambitions. In contrast, creating unique personalised schedules in a complex education setting requires intricate planning, flexibility and resource control.

‍

Waar alleen het beste goed genoeg is

When Condé Nast opened the doors to its College of Fashion and Design in 2013, they did it with an ambition to provide an unparalleled student experience similar to what everyone has grown accustomed to with the group’s publications. Setting the bar high, Condé Nast were adamant about exclusively using state-of-the-art technology solutions across their entire EdTech software stack, to ensure they could deliver on the ambition.
‍

Een Eeuw van Media-leiderschap

Het verhaal van Condé Nast gaat terug tot 1909, toen Condé Montrose Nast, een uitgever uit New York City, Vogue overnam - voor het eerst gecreëerd in 1892 als een New Yorkse weekblad van de maatschappij en modemagazine.

Considered the inventor of “class publications”, a magazine type focusing on a particular social group or interest rather than trying to attract the largest possible readership, Condé Nast has successfully expanded its portfolio of publications and digital assets over the decades and are today the undisputed leaders in the segment they once created.
‍

Het perfectioneren van het onderwijs

With a century of built-up brand equity as a result of perfecting the art of magazine publishing, there’s a lot at stake when you venture into a new market. Well aware of this, Nicholas Coleridge, Managing Director of Condé Nast Britain and founder of Condé Nast College of Fashion and Design, made it clear from the beginning that the College wouldn’t settle for anything but state-of-the-art solutions to ensure they could provide an unrivalled student experience.
‍

Kies TimeEdit voor Resource Management en Roostering

TimeEdit was initieel niet succesvol op de Britse markt maar de expantie van TimeEdit naar Groot-Brittannië in 2017 kon niet op een beter moment komen voor het College. CTO van Condé Nast College of Fashion & Design Sepehr Malek herinnert zich deze situatie.

Despite numerous attempts and demos from providers we couldn’t find a solution that really did all the things we wanted and provided the type of student experience we were looking for – that is, until we came in contact with TimeEdit*

Het middelpunt van de aandacht

"We gebruiken TimeEdit om unieke roosters te maken voor al onze studenten", vervolgt Sepehr, "en dat is een functie die geen enkele andere aanbieder ons kan geven". Bovendien is het TimeEdit rooster naadloos met hun Canvas systeem geïntegreerd waardoor studenten de twee kernproducten die het dagelijks leven van de studenten bepalen gebruiken zonder een verschil in gegevens. "Als je ons gebouw binnenkomt, zie je meestal een grote groep studenten rond onze tv's die ons TimeEdit-rooster tonen - het is defacto het middelpunt van de aandacht geworden als je niet aanwezig bent bij een college", zegt Sepehr.

Eind goed al goed.

TimeEdit voorziet elk van haar klanten van een toegewijde Customer Success Manager om hen te helpen bij de implementatie, training en alle vragen die zich onderweg kunnen voordoen..... Sepehr waardeert deze persoonlijke benadering en sluit het gesprek af:

We zijn allemaal ongelooflijk blij met hoe onze CSM met ons heeft samengewerkt. Proactief en oplossingsgericht, maakte hij de overgang naar TimeEdit echt een koud kunstje. Ik zou elke CTO aanraden om TimeEdit te proberen.

Belangrijkste resultaten

• Instellingsbreed resource management & roosteren van middelen
  
• Studieruimtereserveringen voor studenten & eenvoudige roostering van gastdocenten
  
• Individueel studentenrooster
  
• Ingebouwd event management systeem voor intern en extern gebruik

‍

‍