TimeEdit Announcements

At TimeEdit, we’ve always believed that academic operations work best when they’re connected. Curriculum, workload, scheduling, registration, evaluation, all drawing from the same data foundation. That’s why we’ve built our platform to unify these processes, so institutions don’t have to piece them together manually. Now, we’re taking that principle one step further.

‍

👉 What is MortarCAPS and MCDS?‍

The MortarCAPS Higher Learning Data Standard (MCDS) is the first Commonwealth-wide open standard for higher education data, developed by and for the sector. Its purpose is simple but powerful: to give institutions and vendors a common language for student and institutional data. With MCDS, universities can reduce duplication, simplify integrations, and gain a consistent foundation for everything from enrolment and funding models to student wellbeing and digital credentials.

‍

👉 What does this mean for institutions?

By aligning our platform with MCDS, we’ll help institutions:

• Ensure their planning and scheduling data is part of a wider ecosystem, not stuck in silos
• Reduce duplication and improve interoperability with other systems and partners
• Connect local needs with global best practices, supporting innovation that benefits the entire sector

For us, this isn’t just about compliance, it’s about collaboration. MCDS represents the same values we care about: openness, transparency, and building with the sector, for the sector.

‍

💚 To the MortarCAPS team and all the institutions shaping this standard: we’re excited to be working alongside you.

‍

Integrated capabilities to enhance student experience and operational excellence

RESTON, VA and GOTHENBURG, SWEDEN

‍
‍Ellucian, the leading higher education technology solutions provider, announced a strategic partnership with TimeEdit, a global leader in academic operations software. This partnership delivers fully integrated curriculum planning and scheduling solutions within Ellucian Student powered by Banner, an AI-driven Student Information System (SIS) that supports the end-to-end student lifecycle. It provides institutions with a unified view of scheduling, curriculum, and SIS data, creating smarter, more connected campuses and improving the experience for students, faculty and staff.

"When academic operations are disconnected, students feel it first — and most," said Jeff Dinski, Chief Strategy and Corporate Development Officer, Ellucian. "Our partnership with TimeEdit is about eliminating those disconnects, giving institutions the power to deliver a seamless, intuitive experience that improves outcomes for everyone at an institution. Together, we're enabling a smarter, more efficient way to plan their academic schedules and curriculum."

TimeEdit's Academic Operations Platform, now integrated with Ellucian Student, equips institutions with accurate, reliable data across the full curriculum and scheduling journey. The platform significantly reduces manual processes and bridges the gap between disjointed systems to improve planning for administrators and enhance day-to-day scheduling for students.

"Our integrated Academic Operations Platform is designed to deliver better student experiences through accurate, reliable data across the entire curriculum and scheduling journey. And that's exactly why we're so excited about our partnership with Ellucian," said Johan Blomdahl, CEO, TimeEdit. "Together, we're enhancing data reliability at every step, from curriculum planning to daily scheduling, cutting manual work and genuinely improved experiences for students. Users find it frustrating to jump between disconnected interfaces, and this partnership addresses the problem directly. We're proud to be able to provide a unified experience that's long overdue in higher education."

To learn more about Ellucian's solutions, visit: https://www.ellucian.com/solutions/all-products.

To learn more about TimeEdit, visit: https://www.timeedit.com/.

‍

Over TimeEdit

TimeEdit is a global leader in academic operations, providing the most comprehensive and future-ready Academic Operations Platform for higher education. With over 25 years of experience and more than 220 successful customer implementations across the world, TimeEdit empowers universities to streamline curriculum planning, resource scheduling, student allocation, workload management, and more - all from a single, integrated platform.

TimeEdit stands apart through its robust, API-first architecture and deep focus on customer-led innovation. Trusted by top institutions across Europe, Australia, and beyond, TimeEdit delivers measurable outcomes -enhanced efficiency, improved student and staff satisfaction, and significant operational savings - for universities of all sizes. With a mission to enable smarter, more student-centric operations, TimeEdit works in true partnership with institutions to meet the evolving demands of higher education.

About Ellucian

Ellucian powers innovation for higher education, partnering with more than 2,900 customers across 50 countries, serving 20 million students. Ellucian's AI-powered platform, trained on the richest dataset available in higher education, drives efficiency, personalized experiences, and strengthened engagement for students, faculty and staff. Fueled by decades of experience with a singular focus on the unique needs of learning institutions, the Ellucian platform features best-in-class SaaS capabilities and delivers insights needed now and into the future. These solutions and services span the entire student lifecycle, including data-rich tools for student recruitment, enrollment, and retention to workforce analytics, fundraising, and alumni engagement. Ellucian's innovative solutions, vast ecosystem of partners and user community of more than 45,000 provides best practices leading to greater institutional success and achieving better student outcomes.

‍

‍

Supporting flexibility across campuses, programs and people

Griffith’s academic landscape is wide-ranging, from large cohort lectures to specialist health clinics and performance-based activities at the Queensland Conservatorium. This diversity brings both opportunity and operational complexity.

To better support staff and students across its distributed campuses, Griffith launched a comprehensive selection process to identify a vendor that could meet the University’s evolving needs. TimeEdit was selected for its strength in managing intricate scheduling patterns, support for enabling collaborative planning across faculties and provision of tools that feel intuitive for everyday users.

‍

Why did Griffith select to partner with TimeEdit?

Griffith’s priorities centred on replacing outdated systems with a unified, configurable platform that improves planning, transparency and user experience at every level. With TimeEdit, the University will:

• provide an intuitive and user-friendly interface for all users
• support distributed planning across campuses and academic calendars
• enable faster, better-informed decisions with real-time data access
• reduce reliance on manual processes through smart automation
• improve student experience by offering flexible pathways that support their individual goals and aspirations.
  
  

This move is closely aligned with Griffith’s “Creating a brighter future for all” strategic plan, which calls for systems that can adapt and scale with the University while making daily life easier for its students, academic and professional communities.

‍

Part of a growing community

With this partnership, Griffith becomes the 14th university in the ANZ region to choose TimeEdit, joining a growing network that includes the University of Melbourne, Deakin University, La Trobe, Australian Catholic University, UNE and others.

“Griffith’s commitment to a student-first approach and their wider strategic objectives are a true source of inspiration. We are honoured to partner,”

TimeEdit CEO Johan Blomdahl 

‍

To everyone at Griffith University - warmest welcome! We’re excited to be working together to shape the future of academic planning 💚

‍

‍

After years of juggling multiple legacy systems and with a clear goal to cut vendor clutter and costs, UC has chosen to simplify academic planning and scheduling with one unified platform. It’s a big step forward, and we’re honoured to be right there with them, helping make academic operations more connected.

‍‍

Why UC chose TimeEdit

At the heart of UC’s decision is TimeEdit’s mature scheduling core, built to handle the real-world complexities of space, teaching delivery, and resource planning. By adding integrated modules for exams, allocation, and reporting, UC can now replace scattered processes with one system that connects it all.

As Martin Drinkwater from UC shared:

“The biggest business benefit is with scheduling - TimeEdit understands that ecosystem and builds from there.”

Martin and the team are especially to realise valuable gains:

• Cutting complexity by consolidating multiple systems and vendors
• Gaining visibility of teaching activities to make better workforce and space decisions
• Bringing exam scheduling into the same flow as class timetabling for stronger continuity
• Using flexible tools like auto-scheduling and constraint management to save time and effort

‍‍

Timetabling and Class Registration works better together

For UC, a big step forward is bringing timetabling and allocation into the same workflow. No more disconnected processes, schedules are built and students are allocated with one shared data model.

That means students get a fairer shot at classes that actually fit their lives and preferences, while staff gain tools that balance those choices with teaching capacity and room availability. The outcome? More satisfied students and smarter use of every teaching resource.

‍

Momentum and enthusiasm on the ground

The University of Canberra project team has been quick to recognise the great effort from the project team, praising how we’ve accelerated delivery while remaining easy and enjoyable to work with. We are happy for those kinds words and it’s already shaping up to be a strong partnership.

As Luke Maidens, project Manager at University of Canberra shared after the first weeks of the project:

“I’ve been genuinely impressed by how smooth the collaboration has been. Seeing key end users light up with excitement over the new functionality and ways of working really speaks to the strength of your team.”

A warm welcome onboard University of Canberra 💚

‍

We’re proud to welcome Avondale University to the TimeEdit community! With a legacy grounded in values-based education and a clear commitment to academic quality, Avondale is now taking the next leap forward - enhancing how its curriculum is planned, scheduled, and delivered.

‍

A big vision from a purpose-driven University

Avondale has selected TimeEdit’s full Academic Operations Suite, spanning curriculum design, workload planning, and scheduling - all to support a connected, data-driven approach to academic operations. The decision marks a key milestone for the region, as Avondale becomes the first university in Australia to implement the entire suite.  

“TimeEdit stood out to us because of the strength of its all-in-one platform. Having curriculum, scheduling, and workload data flow through a single architecture will enable smarter decision-making and reduce duplication across systems”. says Nigel Quinn, CISO and Digital Renewal Projects at Avondale University.

‍

Leading with scheduling

Located in New South Wales and offering a wide array of undergraduate and postgraduate programs across education, business, humanities, science, and theology, Avondale serves a diverse student community with a personalised approach to learning. That diversity demands flexible, efficient scheduling and that’s where the journey with TimeEdit begins. By kicking off implementation with scheduling, Avondale will unlock early wins in operational efficiency, staff coordination, student experience and giving teams a single source of truth to work from.

‍

💚 To everyone at Avondale: welcome aboard. We're excited to partner with you and showcase what integrated academic operations can look like.

‍

A creative university, now backed by creative tech

Bath Spa is no stranger to originality. Known for its vibrant community, inspiring teaching, and stunning campuses, the university brings creativity into every part of the student journey. Now, that same mindset is shaping how planning gets done.

With TimeEdit, Bath Spa will be implementing a full suite of solutions, including Core, Allocate, Registration, Autopilot, Preferences, Reserve, Viewer, and Reporting. Creating a powerful foundation for everything from scheduling and student sign-ups to data transparency and strategic insight.

‍

Why TimeEdit?

In the university’s own words:

“We developed our requirements to future proof Bath Spa, and TimeEdit demonstrated their ability to help reach our goals and beyond.”

- Jamie McCaskie, Bath Spa University

‍

From rollout to results, Bath Spa saw in TimeEdit a partner that understood not only the tech, but the context, the challenges, and the bigger picture. Our approach, shaped by years of experience with institutions globally, aligned with Bath Spa’s needs and ambitions:

• Clarity around resourcing
• Deep understanding of higher ed transformation
• A product roadmap that evolves with their goals

‍

This also marks another important chapter in our growing UK community - and we couldn’t be more excited to have Bath Spa on board.

To everyone at Bath Spa: Welcome to a community built on smarter planning, shared purpose, and just a bit of schedule-loving magic ✨

💚 The TimeEdit Team

‍

The State of Scheduling 2025 is a global survey that brings scheduling professionals together to share how their work is evolving and what’s needed to improve it.

Whether you're wrangling spreadsheets or fine tuning auto-scheduling layers, your voice can help uncover shared challenges, showcase progress, and inspire smarter solutions across the sector.

‍

This year, we focus on Improving Scheduling Practices and Measuring Scheduling Outcomes.

‍

Why participate?

✔ Benchmark your institution to peers

✔ Contribute in driving the importance and understanding of scheduling

✔ Get early access to the 2025 report and the full dataset

‍
‍

The survey is open and your insight matters

Click below to get started. You don’t have to answer everything but the more you share, the more valuable the findings will be for the entire community.

‍

Start survey.

The survey takes ~10 min to complete. Thanks for contributing.

‍

Missed last year’s report?

More than 200 managers and practitioners participated and over 50 in-depth interviews helped shed light on the numbers behind the trends. Download the State of Scheduling 2024 report here.

‍

‍

Timetable Tightrope: Balancing Student Needs and Practical Realities

A recent panel discussion at Erasmus University Rotterdam brought to light the intricate challenges of crafting student timetables that effectively cater to the needs of students, staff, and institutions. Representatives from various educational institutions shared their experiences, illustrating the persistent quest for a harmonious balance between student-centricity and operational limitations.

The Quest for Student-Centricity

The panellists acknowledged the widespread aspiration to create student-focused timetables, while also acknowledging the inherent complexities. Wouter Voss from Thomas More University articulated this tension, noting that while student-centricity is a key goal, "in the end, planning a student-oriented timetable is still about striking a balance between all the different constraints." Factors such as staff availability, limited room capacities, and budget restrictions often necessitate compromises that may not align perfectly with ideal student schedules.

Fred Jonker from Wageningen University & Research provided a concrete example of this balancing act, observing that while their institution aims to be student-oriented, they also offer classes until 7 pm to maximise resource utilisation. This practice, though beneficial from an operational standpoint, might not resonate with all students who prefer earlier finishes to their academic days.

Despite these challenges, the panellists highlighted positive steps towards student-centricity. Institutions are increasingly incorporating flexible curriculum structures, offering students greater choice in crafting their individual study programs. This adaptability aims to accommodate diverse student needs and learning styles.

How Curriculum and Scheduling Must Interplay

A recurring theme in the discussion was the importance of aligning curriculum design with scheduling realities. Fred Jonker highlighted how Wageningen University & Research proactively integrates scheduling parameters into its curriculum. By pre-assigning courses to designated morning or afternoon slots, they streamline the scheduling process and ensure that students can seamlessly combine courses without encountering timetable clashes. This approach eliminates the need for complex adjustments later on and provides students with greater clarity and predictability when planning their studies.

Wouter Voss emphasised the value of early and continuous collaboration between curriculum developers and timetable planners. He stressed that involving planners from the outset allows them to provide valuable input on course structuring, flag potential scheduling conflicts, and advocate for solutions that accommodate both student needs and logistical constraints. Voss shared his personal experience, noting that in his own programme, "as soon as they involve me... a number of things can be adjusted, things can be made more feasible in advance." This proactive approach prevents curricula from being finalised without considering the practicalities of scheduling, avoiding potential headaches and disruptions further down the line.

Getting Meaningful Feedback

The panellists also addressed the critical need for robust feedback mechanisms to assess the effectiveness of timetabling practices and drive continuous improvement. Wouter Voss candidly expressed his frustration with the lack of structured feedback mechanisms, stating, "In my case, outside the exam period, I don't get any feedback on the timetable I've created during a semester." He proposed implementing simple yet effective feedback tools, such as a "thumbs up, thumbs down" system, to gauge student satisfaction with specific scheduling decisions.

However, gathering and interpreting feedback presents its own set of challenges. Fred Jonker highlighted the difficulty of distinguishing individual preferences from broader trends. He pointed out that feedback often reflects the specific concerns of individual students or teachers, which may not always align with the collective good. Distilling meaningful insights from a diverse range of opinions requires careful analysis and a focus on identifying patterns that benefit the majority.

Room Utilisation Still a Dominant Factor

In a revealing moment, the panellists were asked to choose between having comprehensive data on room utilisation or receiving direct student feedback on timetables. Unanimously, they prioritised room utilisation data, underscoring the increasing pressure on institutions to optimise resource usage, particularly in the face of rising costs and budgetary constraints.

While acknowledging the significance of student satisfaction, the panel acknowledged the harsh reality that efficient use of space often takes precedence in resource allocation decisions. Wouter Voss offered a nuanced perspective, stating, "Of course, that space usage... we simply need a space usage to unlock space usage. We need that. Some campuses are under a lot of pressure. Others are quite spacious. We have various ones." This pragmatic view reflects the need to juggle competing priorities while striving to make the best use of available resources.

The Erasmus University Rotterdam panel discussion provided a valuable glimpse into the complexities of balancing student needs with the practicalities of scheduling in a modern educational setting. While the pursuit of truly student-centric timetables remains an ongoing challenge, the conversation highlighted the importance of early planning, collaboration, data-driven decision-making, and a willingness to adapt and improve based on feedback. As institutions continue to navigate these complexities, finding innovative ways to optimise resource utilisation and enhance the student experience will remain paramount.

‍

We're very excited to release the inaguaral community report - State of Schduling 2024.

More than 200 responses to our biggest community survey ever, combined with 54 deep interviews with schedulers and scheduling team managers from around the globe lays the foundation to the report. We hope you find as valuable as we do. Our aim is for the report to let you:
‍

+ Benchmark your situation to peers 

+ Understand current challenges and priorities amongst the community

+ Learn what the sector believes is important going forward towards better scheduling & practices
‍

We have categorized the report in 4 distinct findings, and all data is available in the appendix for you to find relevant data given your perspective and interest. We are eager to hear your take on the data, and what findings you bring forward.

Happy reading.
‍

--> Download the report here

‍

‍

In adopting TimeEdit, Deakin will join The University of Melbourne, La Trobe University, Australian Catholic University, the University of New England and seven other institutions across Australia and New Zealand in using TimeEdit.

Deakin will leverage opportunities provided by TimeEdit to address administrative workloads for stakeholders across the scheduling life-cycle. Staff and students alike can positively engage with a modern user interface to deliver seamless interactions and a superb user experience. 

As the TimeEdit suite continues to evolve - from the world-leading SaaS scheduling solution it is today, into a comprehensive Academic Operations Platform - the solution will provide Deakin even more value on campus through input to strategic outcomes, including genuine student-centricity. 

‍

‍
“Deakin has always been focused on the student experience, and our adoption of TimeEdit will only enhance our delivery and quality of service to our students.”

Ross Buchan, Director, Student Administration Services

‍

“We are keenly anticipating the benefits TimeEdit will bring, including productivity improvements, enhanced tool sets and streamlined processes. TimeEdit will enable smooth collaboration between the timetabling team, academic teams, facilities, digital learning teams and other stakeholders - working seamlessly in concert to deliver quality service to staff and students.”

‍

Simonne Mullaly, Manager, Timetabling

‍

With TimeEdit, Deakin is looking to improve:

• Data collection processes
• Increase auto scheduling
• Remove manual processes through data collection, scheduling and reporting
• Enable better acccess to data for operations and management.

‍

“We have been all-in the Australian market from the get-go. Being selected by Deakin to advance their strategic goals, including the journey towards becoming even more student-centric, validates that strong commitment. 

I have had the pleasure to sit-down with the Deakin team numerous times, discussing how we can achieve the improvements they're looking for. One thing is certain: the team will further boost this community. Top tier problem solution, top tier in ambition. I love to have them onboard."

Johan Blomdahl, Chief Executive Officer, TimeEdit

‍

About TimeEdit: Co-created with 200+ higher education customers, TimeEdit is the fastest growing resource management and academic operations solution in the world. The TimeEdit Academic Operations Platform (AOP) is a suite of interconnected tools designed for academic planning and operations, guided by the principle of creating user interfaces that cater to the needs of each stakeholder across the academic life cycle. As of today TimeEdit is supporting over two hundred institutions across eleven countries.

Enquiries: jhoan.blomdahl@timeedit.com

‍

At TE Con 2023, BI Norwegian Business School showcased their transformative journey with TimeEdit, moving from fragmented, manual processes to a unified, automated system.

‍

In a compelling presentation Mai Hermansen detailed BI's shift from isolated planning and manual processes to a centralized and automated system. 3 main topics:

‍

1. From legacy system to Integrated Solutions

BI's narrative is one of innovation and forward-thinking. Not long ago, BI faced the challenges of siloed operations, an abundance of Excel sheets, and a lack of systemic support which led to inefficiencies and a strenuous workload on staff. As an institution with four campuses across Norway and a vast array of courses, the need for a robust and scalable solution was evident.

2. Centralizing operations

The partnership with TimeEdit began with a vision to centralize and streamline. With a solid infrastructure for scheduling, exam planning and resource allocation - the bar is set high: improve collaboration across campuses, clear policy and procedure alignment and better, more data-driven decision-making.

3. Driving change through collaboration

"Through TimeEdit, we've not just changed how we work; we've enhanced the educational journey for our community"

Mai shared about the collaboration to form new processes; specifically highlighting the importance of transparancy, one unified process description on timetabling, and a clear understanding of roles in the new ways of working.

‍

Looking ahead

BI's collaboration with TimeEdit is a living example of how technology and change management work hand-in-hand to create better putcomes. Their success story, shared at TE Con 2023, is not just about improved processes but also about the value it brings to their 20,000 students - it's about creating a future where education is seamless, and where students and faculty members can achieve more.

‍

BI Norwegian Business School Runs on: ‍

Plan for resource planning
Exam for exam scheduling
Core for class scheduling
Preferences for data collection

‍

‍

‍

In the picturesque heart of Scotland, the University of Stirling has long been known for its world-class research and diverse range of offering. Now, the university has taken a significant step in enhancing its academic operations by choosing TimeEdit as its partner.

"We are super excited to welcome University of Stirling to TimeEdit," says Matt Dalton at TimeEdit. "I have had the privilege to work with the university for quite some time, and have seen their drive and passion to implement a solution that has a meaningful impacts for academics and students."

Our platform will assist University of Stirling in streamlining its academic scheduling, publishing, and data collection to provide a seamless and integrated experience for students and staff.

"This is milestone for us at TimeEdit. It's fantastic to have Stirling onboard, and it's confirmation to our long-term commitment in the UK market."

‍
Welcome, University of Stirling! Together, let's shape the future of academic operations and create an educational experience that is second to none.

‍

Wie is Linn Treutiger?
Ik beschouw mezelf als een warm persoon met een grote glimlach. Ik hou mijn (soms te luide) lach altijd in de buurt en ik leef vanuit de overtuiging dat energie, energie opwekt, daarom zorg ik ervoor dat ik mijn eigen energie deel.

Ik heb een zakelijke achtergrond en heb de kans gehad om te werken binnen zowel consulting, controlling en business development. Voordat ik bij TimeEdit kwam werken, werkte ik bij Adfenix, een in Göteborg gevestigde tech-startup. Bij Adfenix was ik onder andere verantwoordelijk voor het overbruggen van de kloof tussen de klanten en het bedrijf en het ondersteunen van het productteam met marktinzichten en analyses. Om de pijnpunten van een klant echt te begrijpen, geloof ik dat een hoge marktaanwezigheid de sleutel is.

Wat vond je opwindend aan TimeEdit en deze kans?
TimeEdit heeft een unieke combinatie van uitgebreide ervaring en hoge ambities. Het behouden van klanten met een hoog tevredenheidspercentage en ambitieuze groeiplannen is waarschijnlijk het perfecte recept voor succes. Op persoonlijk vlak ben ik super enthousiast over mijn nieuwe rol als producteigenaar en ik hoop dat mijn ervaring met het nauw samenwerken met klanten zal bijdragen met enkele nieuwe perspectieven.

Wat is je favoriete product van TimeEdit en waarom?
TE Preferences. Het is een redelijk nieuw product en lost nu al enkele grote knelpunten voor onze klanten op. De innovatiesnelheid is opwindend en met de nieuwe integratie in TE Core denk ik dat de sky de limit is voor dit product.

Wat kunnen onze klanten van jou verwachten in je nieuwe functie?
Genoeg domme vragen, een streven om te begrijpen en hopelijk soms een goede lach!

Waar kijk je het meest naar uit?
Om mensen te ontmoeten. Ik kan niet wachten tot de corona pandemie voorbij is, zodat ik al onze klanten persoonlijk kan ontmoeten. Ook kijk ik er echt naar uit om persoonlijk met mijn nieuwe collega's te werken, om ons team op afstand in Vietnam te bezoeken en niet in de laatste plaats om de beroemde TE-SUMMIT volgend voorjaar bij te wonen.

‍

Een opmerking van Johan Blomdahl, CEO en Johan Hörnell, CTO: We zijn verheugd om Linn te verwelkomen als onze Product Manager bij TimeEdit. Goede PM's zijn moeilijk te vinden vanwege de diversiteit aan vereiste vaardigheden en het feit dat de rol zelf varieert tussen industrieën en bedrijven. Een van de belangrijkste eigenschappen die we in deze rol willen zien is empathie voor onze gebruikers. Linn brengt dat in overvloed en zal het geweldig doen om TimeEdit, onze product suite en de manier waarop klanten een beter beheer van de middelen mogelijk te maken te verbeteren.    

‍

‍

Andreas, kun je wat meer over jezelf vertellen?

Ik heb het allemaal gedaan: van krantenjongen tot zorgassistent, maar ik heb altijd als doel gehad om programmeur te worden. Ik heb programmeren en productontwikkeling gestudeerd aan de universiteit van Skövde. Ik heb altijd als doel gehad om als programmeur te werken en toen zag ik dat TimeEdit op zoek was naar ontwikkelaars, de rest is geschiedenis. Als ik niet aan het werk ben, breng ik mijn tijd door met mijn twee kinderen, ben ik op de sintelbaan en loop ik hard, of knutsel ik aan mijn auto's in de garage.

‍

Wat is jouw rol bij TimeEdit?

Mijn rol bij TimeEdit is het verder ontwikkelen van de TimeEdit producten, voornamelijk met de focus op TE Core, evenals de integratie tussen TE Core en de nieuwe uitdagende producten, TE Preferences en TE Exam.

‍

Je bent nu bijna een maand bij het team, hoe is het tot nu toe...

Op het moment van schrijven ben ik bijna één maand in het bedrijf en begin me een idee te vormen van hoe complex het planningsproces daadwerkelijk is, maar ook wat voor een belangrijke rol TimeEdit speelt in het vereenvoudigen ervan. Ik kijk ernaar uit om met de uitrol van TE Preferences en TE Exam te werken en te zien hoe deze producten het dagelijks leven van onze klanten verder zullen vereenvoudigen.

‍

We hadden niet blijer kunnen zijn met Andreas in het team te hebben. Een hartelijk welkom van heel TimeEdit 🙏

‍

‍

‍

Vertel eens wat over jezelf

Maria: Ik ben geboren en getogen in Zweden en op dit moment woon ik buiten Gothenborg met mijn gezin (man en drie kinderen). Ik heb 12 jaar in Nederland gewoond en mijn achternaam heb ik van mijn Nederlandse man gekregen. Voor TimeEdit werkte ik bij  Volvo en ik heb een achtergrond in de IT. Ik heb functies bekleed op het gebied van Project Management, Service Management en de laatste 10 jaar ben ik manager geweest voor verschillende IT-afdelingen.

Een gemene deler van mijn vorige banen was dat het meestal ging over verandering en het bepalen van een strategie hoe verder te gaan. Dit is iets wat ik ook in TimeEdit zag en de open cultuur sprak me aan. De reis die TimeEdit maakt sprak me aan en wat ik ook erg leuk vind aan TimeEdit is dat ik mijn Zweedse en Nederlandse kennis kan combineren.

Josefine: Ik ben een 31-jarige multitasker die al bijna tien jaar werkt in de planning en resource management. Mijn laatste ervaring is opgedaan bij het luchtverkeersleidingscentrum in Gothenborg als Resource Manager. Als ik niet werk, dans ik graag (meestal bachata, maar als ik muziek hoor, kan ik niet stilzitten), ben ik graag buiten, ga ik naar de sportschool, speel ik padel, reis ik en plan ik leuke activiteiten met mijn vrienden en mijn zoontje van vijf!

‍

Wat is jouw rol bij TimeEdit?

Maria: Ik werk als projectmanager bij TimeEdit voor onze implementatieprojecten, ik maak deel uit van het Customer Successteam. Ik werk zij aan zij met onze implementatiemanagers om ervoor te zorgen dat we onze projecten met kwaliteit aan onze klanten en op tijd afleveren. Op dit moment heb ik het voorrecht om drie projecten in Nederland te leiden en één project in België.

Josefine: Ik zal deel uitmaken van het Customer Success team als implementatiemanager, wat betekent dat ik nieuwe klanten op de best mogelijke manier in het systeem zal inwerken! Ik weet zeker dat mijn ervaring als planner van pas zal komen om de behoeften van de klant te begrijpen en hoe we die kunnen vertalen naar de manier van werken in TE.

‍

‍

Jullie zijn hier allebei al een tijdje, wat is jullie indruk van TimeEdit tot nu toe?

Maria: Ik ben nu 2,5 maand bij TimeEdit en ik voel me als een deel van het team. Ten eerste was de onboarding geweldig, zo professioneel! Ten tweede heeft TimeEdit me meteen het gevoel gegeven dat ik kan bijdragen en me uitdagingen gegeven om aan te werken, iets waar ik van hou. De open cultuur en de empowerment is iets waar ik echt van geniet bij TimeEdit.

‍

Josefine: Als het op werk aankomt, gaat het mij om de waarden, de doelstellingen en de cultuur van het bedrijf. Dat is iets waardoor TimeEdit zich vanaf dag één heeft onderscheiden. Ik ben nederig om deel uit te maken van zo'n ambitieus en gedreven team en ik kijk ernaar uit om er deel van uit te maken!

‍

‍

V: Wat motiveerde je om bij het TimeEdit-team te komen?

A: Ik ben echt gepassioneerd over de reden, TimeEdit is op een missie om het voor een heleboel mensen het roosteren, het plan en roosterproces en het rooster aanzienlijk beter te maken. Dat is natuurlijk motiverend. Het team heeft ook veel indruk op me gemaakt; ik hou van de sterke bedrijfscultuur en ik wil daar graag deel van uitmaken.

‍

V: Vertel ons eens wat over jezelf  

A: Momenteel draait mijn leven om het vinden van het juiste balans tussen werk en gezin. Ik heb twee kleine kinderen thuis, waardoor ik soms het gevoel heb dat ik twee banen heb. Ik ben geboren en getogen net buiten Göteborg en woon nu op loopafstand van het kantoor in Göteborg. Als professionele achtergrond heb ik bij verschillende soorten bedrijven gewerkt: ik ben begonnen als strategieconsultant, heb deel uitgemaakt van twee bedrijven die in de beginfase zaten en heb een bedrijfsonderdeel getransformeerd bij een grote overheidsinstelling.

V: Wat is precies de rol van een VP product bij TE?

A: Mijn belangrijkste focus is het managen en organiseren hoe we samenwerken met onze productontwikkeling, om ervoor te zorgen dat we op een efficiënte manier producten leveren die een hoge klantwaarde creëren. Een belangrijk onderdeel daarvan is ook het opbouwen en aansturen van onze productorganisatie en het afstemmen daarvan met het ontwikkelteam - echte samenwerking tussen product en ontwikkelteam is het belangrijkste recept voor het bouwen van uitstekende producten.

V: Je bent nu al meer dan een maand bij een bedrijf, wat is je indruk tot nu toe?

A: TimeEdit is bezig met een groeiproces om een wereldwijde leider in de industrie te worden, en dat is heel goed terug te zien in het gevoel en de cultuur. Iedereen is aan boord en gelooft in de ambitieuze plannen die we hebben, en dat zorgt voor veel positieve energie. Ik ben op deze trein gesprongen en ik geniet er enorm van!

Vandaag heeft Chalmers University of Technology de speciale TE Exam surveilanten module geïntroduceerd, inclusief de mogelijkheid om tentamenaanvragen te accepteren en de beschikbaarheid digitaal in te stellen. Een proces dat voorheen via e-mail, papier en telefoongesprekken werd uitgevoerd, wordt nu snel en voor iedereen toegankelijker beheerd. Chalmers is momenteel bezig met de implementatie van het TE Exam op hun twee campussen in Johanneberg en Lindholmen, waar surveillancemanagement een belangrijke rol speelt. Meer dan het accepteren van verzoeken, stelt TE Exam surveillanten in staat om met elkaar te communiceren maar ook met het examenbureau, en om alle relevante tentameninformatie op één plaats te hebben.

‍

TE-Exam is ontworpen om de instelling te helpen het gebruik van de ruimtes te optimaliseren en de coördinatie van de surveillanten te vergemakkelijken, terwijl de ervaring van de studenten wordt verbeterd met een evenwichtig examenrooster. Lees meer over de toepassing Hier.

Steinar treedt toe tot TimeEdit als eerste Noorse werknemer van het bedrijf en markeert zo het begin van een lokale aanwezigheid in Noorwegen. Steinar zal gevestigd zijn in Trondheim, maar hij zal de commerciële activiteiten van TimeEdit wereldwijd over zien en een natuurlijk onderdeel zijn van TimeEdit's management groep. We zijn blij hem aan boord te hebben en laten hem zich hieronder voorstellen.
‍

Ten eerste, wat van voor soort persoon ben jij? Ik heb eerder feedback gekregen dat ik "een redelijk aardige kerel" ben, en ik denk dat dit ook zo'n beetje klopt. Ik ben enigzins een globetrotter en een muziekliefhebber (ik ben een enorme fan van Håkan Hellström en dit was deels van invloed om voor een bedrijf in Göteborg te gaan werken), en ik breng de meeste van mijn middagen door met het koken van fatsoenlijk eten voor mijn enigzins kieskeurige vrouw. Professioneel gezien heb ik een MSc in Industrial Engineering, ik heb gewerkt als business developer in meerdere technische bedrijven - en ik denk dat velen al mij zullen kennen van mijn laatste 5,5 jaar bij MazeMap.
‍

Waarom TimeEdit?
Na vele jaren als partner met TimeEdit te hebben gewerkt, ben ik op zijn zachtst gezegd onder de indruk van wat deze mensen in korte tijd hebben weten te bereiken wat betreft de productontwikkeling. Neem dat vermogen en combineer dat met wat ik zie als een sterke behoefte aan nieuwe/verbeterde  resource management tools in de hogere onderwijs sector, denk ik dat TimeEdit mijn nummer één paard is om op te wedden om de komende marktbehoeften op te lossen. Dit besloot mij hier deel van uit te willen maken.
‍

Wat kunnen onze klanten van u verwachten in uw nieuwe functie?
Ik ben door en door een business developer. Dat betekent voor mij dat ik moet kunnen luisteren, begrijpen en de behoeften en wensen van de klant omzetten in iets dat werkt, zowel vanuit commercieel als technisch oogpunt. Dit is natuurlijk een verantwoordelijkheid van het hele bedrijf, maar ik zie het "luister"-gedeelte als bijzonder relevant voor mijn deel van de organisatie. Ik hoop een VP Business Development te zijn die onze klanten ziet en hoort, want zij vormen het fundament van wat we doen.
 

Waar kijkt u het meest naar uit?

TE Summit. TE Summit. TE Summit. Vraag iedereen in MazeMap wat mijn favoriete conferentie van het jaar was (en ik heb het hele jaar door veel conferenties bezocht in mijn vorige rol) - en iedereen zal weten dat het TE Summit was. Zonder twijfel, de algemene sfeer is ongeëvenaard. Het zien van hoeveel gemeenschapsgevoel er is onder de klanten, wakker zijn om 3 uur 's nachts nog steeds zien dat de helft van de conferentie nog steeds wakker is en pingpong of iets dergelijks speelt - absoluut fantastisch. Het is een voorrecht om dit soort ontmoetingsplaatsen te hebben om het product te bespreken en te ontwikkelen door middel van interactie met de klant is een voorrecht.

Wat heb je eerder met TimeEdit gedaan? ‍

Ik heb de afgelopen 5 jaar gewerkt aan de bouw van een vastgoed tech startup NYC. Het begon als een slordige zaak vanuit mijn eigen appartement, en we groeiden het uit tot een geweldig bedrijf met duizenden huurders in New York City, Jersey City en Boston. Vandaag de dag is het het grootste co-living bedrijf in de Verenigde Staten in aantal locaties.

Wat prikkelt jou om voor TimeEdit te werken en deze kans?

Ik word elke dag enthousiast wakker om dingen vanaf de grond op te bouwen. Ik hou ervan om in de loopgraven te zijn en uit te zoeken hoe ik een nieuw bedrijf, team en klantenbestand kan vergroten. TimeEdit biedt een onweerstaanbare kans om een product dat in Europa een groot succes is, naar een nieuwe, grotendeels onaangeboorde markt te brengen. ‍

Wat prikkelt jou voor TimeEdit te werken?

Ik vind het erg spannend dat TimeEdit al veel gebruikt wordt door een trouwe klantenkring. Het feit dat een klant het product nooit vrijwillig heeft verlaten is ongelooflijk, vooral gezien de lange tijd dat het bedrijf al actief is.

De product-markt geschiktheid is iets wat bedrijven over het algemeen met veel moeite proberen goed te krijgen, maar TimeEdit heeft deze spijker op zijn kop geslagen. Je weet dat je iets op het spoor bent wanneer je het plezier in de ogen van de klant ziet, wanneer je het product toont - iets wat ik tot nu toe al een paar keer heb meegemaakt. Amerikaanse scholen en universiteiten hebben echt behoefte aan een betere planningsoplossing, van wat ik tot nu toe heb gezien TimeEdit blaast alle andere opties uit de weg. Ik ben enthousiast (en vereerd) om de teugels in de VS in handen te nemen en het model in een nieuw land te herhalen.

Waar kijk je nu het meest naar uit?

Veel dingen, maar de belangrijste waar ik nu naar uitkijk: #1 om TimeEdit in handen te krijgen van universiteiten in de Verenigde Staten. #2 meer bestaande klanten persoonlijk ontmoeten op de TE Summit, en #3 die een team in de VS opzetten dat de opwinding en het enthousiasme deelt dat al in Europa is opgebouwd. Tot slot (en misschien wel het allerbelangrijkste) het vernieuwen van mijn garderobe met een handvol TimeEdit shirts!

‍

Geweldig Ben, we zijn blij je aan boord te hebben!

We zijn blij om AARHUS TECH aan te kondigen als nieuw lid van de snel groeiende TimeEdit familie!

Opgericht in 1828, Aarhus Tech is één van de meest prominente en grootste beroepsopleidingen in Denemarken. Op drie campussen in Aarhus, de op een na grootste stad van Denemarken, verzorgt de school 30 onderwijs- en opleidingsprogramma's voor haar 3600 studenten.

Het college heeft een lange traditie van dienstverlening aan de private en publieke sector door het aanbieden van flexibele onderwijs- en opleidingsprogramma's voor een grote verscheidenheid aan beroepen op verschillende niveaus - iets wat ingewikkelde planning en roostering vereist. Met TimeEdit wil AARHUS TECH de administratieve rompslomp en planningsconflicten in het hele proces van cursusplanning en ruimte management verminderen.

​

Feiten en cijfers over Arhus Tech

• 30 beroepsopleidingsprogramma's
• 3 middelbare technische scholen
• 550 medewerkers
• 3.600 studenten
• Ongeveer 75.000 m2 aan gebouwen op drie grote campussen

‍

‍

Introductie

Wageningen University & Research (WUR) wilde hun oude roostersoftware vervangen en startte een aanbestedingsprocedure. TimeEdit won deze aanbesteding en wist het roostersysteem binnen 6 weken na ondertekening van het contract implementeren - op het moment dat de COVID-19 beperkingen het strengst waren.

‍

De uitdaging

De implementatie begon halverwege april - een moment waarop de universiteit nog steeds gesloten was en het personeel vanaf thuis werkte vanwege de COVID beperkingen, zodat er geen persoonlijke ontmoetingen konden plaatsvinden. Daarnaast moest het nieuwe roostersysteem het oude systeem voor juni vervangen om te kunnen beginnen met de planning voor het academisch jaar 2020/2021.

‍

De oplossing

De implementatie vond volledig op afstand plaats. De standaard implementatiemethodiek van TimeEdit werd aangepast om het geschikt te maken voor een volledig online versie. In plaats van langere face-to-face bijeenkomsten om de behoeften voor de onderdelen van de configuratie te bespreken, werden er veel kortere sessies georganiseerd om te zorgen voor korte feedback-loops en kleinere iteratieve opbouw van de configuratie. Op deze manier kon het Customer Success Team van TimeEdit zeer snel het Wageningen datamodel en planningsraamwerk opzetten. De snelheid werd er goed ingehouden doordat de WUR besloot zich te houden aan de bestaande datastructuur en planningsregels, met zeer duidelijke visies op de output en het resultaat van de configuratie.

"Als je op voorhand weet wat je wilt, is het makkelijker om snel te krijgen wat je nodig hebt."
- Fred Jonker, Functioneel Beheerder bij de WUR

De training werd online gedaan en was in meerdere kortere sessies verdeeld over meerdere dagen in plaats van de gebruikelijke langere trainingsworkshops, omdat het vermoeiender en moeilijker zou zijn om langere sessies online te volgen dan die met fysieke aanwezigheid. Dit zorgde er ook voor dat de roosteraars meer praktijkervaring kon opdoen tussen de sessies door en beetje voor beetje de software te leren. Elke sessie werd opgenomen, waardoor het gemakkelijk was om terug te kijken en een bepaalde sessie te herhalen - wat ook na afloop van de training handig is gebleken.

‍

De resultaten

De kick-off van de implementatie was halverwege april en de Go-Live datum was begin juni. Binnen zes weken kon het roosterteam beginnen met het roosteren van de eerste periode van het nieuwe academisch jaar. Gezien de omvang van de universiteit was dit een snelheidsrecord voor TimeEdit. Het WUR roosterteam was in staat om de komende academische periode sneller en gebruiksvriendelijker in te plannen dan voorheen, en ziet de nieuwe oplossing als een enorme upgrade op het gebied van gebruikerservaring en performantie.

"In termen van performantie en gebruikerservaring is TimeEdit een enorme upgrade voor WUR!"
- Fred Jonker, Functioneel Beheerder bij de WUR

De publicatie en de integraties waren half juli live. De integratie met de WUR integratielaag was gebaseerd op de bestaande velden, zodat minimale wijzigingen nodig waren. De grootste verandering was de overgang van een week/jaar gebaseerde structuur naar een continue database opzet, wat enkele wijzigingen in de logica met zich meebracht, maar het onderhoud van de integratie minder pijnlijk maakt. De integratie met hun Student Information System OSIRIS zal in een volgende fase worden uitgevoerd zodra de COVID-crisis een beetje is afgekoeld.

‍

WUR's beste tips en trucs voor een snelle implementatie

- Deel duidelijke planningsprocessen al tijdens de marktconsultatiefase
- Controleer met leveranciers of een snelle implementatie mogelijk is - en laat deze zich daaraan commiteren in het contract
- Vermeld een korte tijdlijn in de aanbestedingsdocumentatie om verwachtingen te stellen aan alle belanghebbenden
- Werk met een klein en agile implementatieteam dat bestaat uit de belangrijke personen van het roosterteam, het technische integratieteam en een projectmanager
- Heb een duidelijke mening over wat u wilt voordat u met de implementatie begint
- Neem alle trainingen op zodat u daarna gemakkelijk de belangrijkste aspecten opnieuw kunt bekijken.
- Organiseer regelmatig korte Q & A-sessies na de implementatie om te zorgen voor een efficiënt en slim gebruik van het systeem.

‍

‍

Over Wageningen Universiteit & Research

Wageningen University & Research is in veel rankings één van de beste landbouwuniversiteiten ter wereld. Hun hoofdcampus bevindt zich in Wageningen en bedient ongeveer 12.500 studenten en 6.500 medewerkers. De universiteit richt zich op het combineren van onderwijs en onderzoek op verschillende gebieden van de natuur- en sociale wetenschappen en biedt 19 BSc- en 30 MSc-opleidingen aan.

De universiteit maakt gebruik van de volgende TimeEdit-producten:

- TE Core
- TE Viewer
- TE Reserve
- TE Reporting

‍

‍

Als gevolg van de uitbraak van COVID-19 en de daaropvolgende beperkingen die door de pan-Europese gezondheidsautoriteiten zijn opgelegd, passen veel van onze klanten hun activiteiten aan naar afstandsonderwijs en digitale onderwijsactiviteiten. Als gevolg hiervan neemt de druk op de roosterteams enorm toe om goede oplossingen te vinden tijdens deze moeilijke situatie. Dit betekent een toename van het aantal inkomende verzoeken aan onze supportdesk - waar we graag aan meewerken.

Om onze klanten tijdig door deze veeleisende dagen van aanpassingen heen te helpen, heeft TimeEdit besloten om onze supporturen te verlengen. Wij zijn open voor alle binnenkomende verzoeken en vragen van 08:00 uur 's ochtends tot 21:00 uur 's avonds met ingang van 16 maart tot 3 april.

‍

Context en verwachtingen

De groei en de uitdagingen creëerden nieuwe realiteiten waarmee de universiteit rekening moest houden. Zij benadrukten het belang van roostering en ruimtebeheer om de universiteit goed te laten draaien: hoge normen handhaven en de studenten en de docenten kwalitatieve diensten aanbieden, maar ook in staat zijn om weloverwogen beslissingen te nemen.

Met deze achtergrond werd de aandacht gevestigd op enkele kernpunten:

• Betrokkenheid van de roosteraars (ongeveer 80 personen) en alle middelen van 13 faculteiten in één enkele omgeving
• Uniformering van de roosterprocessen en de toewijzing van lokalen op elke campus
• Rekening houden met de specifieke beperkingen van een faculteit en de campus, maar ook aanpassing aan één gecentraliseerd proces
• Opzetten van procedures om het gebruik van de zalen (die centraal worden beheerd) te maximaliseren in een zeer krappe context voor ruimtebeheer
• Vaststelling van de behoeften inzake onderwijsruimten in een langetermijnperspectief
• Voor alle studenten en docenten een gemakkelijke manier om toegang te krijgen tot hun individuele roosters te krijgen

Gezien deze situatie moest de ULB klaar en beter uitgerust zijn voor haar huidige en toekomstige behoeften. Bovendien, de energie die besteed moest worden aan roostering (creatie, wijzigingen) en het toewijzen van lokalen, dat elk jaar toe nam, was een gebruiksvriendelijke en effectieve oplossing voor het beheren, roosteren en publiceren essentieel voor de ULB. Bovendien, konden ze niet meer afhankelijk zijn van een on-premise oplossingen van een te kleine omvang. In 2020 werd een aanbesteding uitgeschreven om overzicht te krijgen van de bestaande roostervoorzieningen met verschillende doelstellingen in gedachten, en nog belangrijker:

1. Betrouwbaarheid: de gebruikers hadden behoefte aan een oplossing met meer controle over de gegevens, die eenvoudige en snelle controles mogelijk maakt, zodat zij op de gegevens kunnen vertrouwen voor een betere besluitvorming

2. Toegankelijkheid: het moest overal en altijd beschikbaar zijn met een minimale service onderbreking (vooral voor de roosterpublicaties)

3. Kwaliteit en doeltreffendheid: het was nodig de processen te versnellen (b.v. snel reageren in geval van plotselinge wijzigingen, visualisering van de roosters van de zalen) en de roosters flexibeler te maken

‍

De uitvoering

We hadden een gesprek met Amélie Théry, hoofd van het team Roostercoördinatie en Onderwijslokalen aan de ULB, over de implementatie en de eerste paar maanden met TimeEdit. Ze vertelt over de aanbesteding en het implementatieproces:

"De resultaten van de aanbestedingsprocedure waren heel duidelijk: TimeEdit was het meest geschikt voor de ULB. Toen de implementatie in februari 2021 begon, hadden we een zeer specifiek en ambitieus doel: de rooster- en publicatiesysteem klaar krijgen om alle reserveringen voor het academiejaar 2021-2022 te verwelkomen. Dit betekende in feite dat TE Core, het roostersysteem, volledig geconfigureerd moest zijn vóór april 2021 om de trainingssessies van alle roosteraars en lokaalbeheerders te kunnen starten."

"De resultaten van de aanbestedingsprocedure waren heel duidelijk: TimeEdit was het meest geschikt voor ULB"

"Onnodig te vermelden dat deze periode vrij intens was, vooral vanwege COVID met voortdurende veranderingen in het lopende academische jaar. Zo'n ambitieus project met een korte deadline is zeker een uitdaging geweest. Toch was de projectdefinitie vanaf het begin duidelijk, met een zeer doeltreffende structuur die door de TimeEdit-implementatiemanager werd aangereikt. De indicatoren voor tijd- en project management waren zowel duidelijk als realistisch, en uiteraard afgestemd op de behoeften van de ULB en het korte tijdsbestek."

‍

Belangrijkste resultaten

Gezien de hoge belangen en de omvang van de veranderingen voor de universiteit, was mislukking of vertraging absoluut geen opties voor deze implementatie. Het project werd ervaren als een groot succes, aangezien alle deadlines werden gerespecteerd en het project management team positieve feedback gaf. Dit maakte ULB's autoriteiten optimistisch over de lancering van TimeEdit. Amélie legt uit:

Het wordt nu duidelijk geworden dat een systeem meer kan zijn dan alleen een plek om onze reserveringen vast te leggen, maar een geheel nieuwe manier om onze rooster en ruimtebeheer vraagstukken te benaderen. En dat is belangrijk."

"De roosteraars konden gemakkelijk met het nieuwe systeem overweg en de veranderingen werden snel opgenomen . Veel gebruikers benadrukten de gebruiksvriendelijkheid van TE Core en hoe geruststellend het was om veranderingen met een paar klikken gedaan en weergegeven te krijgen. De betrouwbaarheid van het systeem en de flexibiliteit van de implementatie om aan onze behoeften te voldoen waren ook enorme pluspunten die ons in staat stelden om het volledige potentieel van roosteren te overwegen. Het wordt nu duidelijk dat het systeem meer kan zijn dan alleen een plaats om onze reserveringen vast te leggen, maar een geheel nieuwe manier om onze roosters en ruimtebeheer vraagstukken te benaderen. En dat is belangrijk."

Afbeelding: ©Lara Herbinia

‍

"De opening van het kantoor in Melbourne is een mijlpaal in onze uitbreiding naar ANZ, hoewel het slechts een deel van de puzzel is. We werken nu al meer dan een jaar samen met een aantal ANZ-instellingen om ons roosterplatform te regionaliseren en de lokale cloudomgeving op te zetten. Het belangrijkste is dat we zijn begonnen met het opbouwen van een geweldig lokaal team om de groei en aanwezigheid in ANZ te stimuleren en onze klanten te ondersteunen", zegt Johan Blomdahl, CEO van TimeEdit.

Een ervaren team om de ANZ operaties te leiden 

Het team wordt geleid door Richie Teh en Robert-Jan Bulter. Samen hebben zij meer dan 25 jaar ervaring in het vak.

"De ontvangst van de ANZ-roostergemeenschap is zeer hartverwarmend. Het is geweldig om zoveel interesse, enthousiasme en betrokkenheid te zien van de gemeenschap die op zoek is naar slimmere en een andere manier om hun onderwijs en middelen in te roosteren. Dit is wat ons motiveert", zegt Richie.

"De onderwijssector in Australië en Nieuw-Zeeland beleeft op dit moment een interessant momentum. Veel universiteiten moeten meer doen met minder, waaronder de adoptie van moderne technologie en automatisering om de beleving van studenten te verbeteren, en de overgang van de legacy on-premise systemen naar native cloudoplossingen."

"TimeEdit heeft al meer dan 12 jaar meer dan 170 instellingen wereldwijd succesvol geassisteerd met ons cloud based roosterplatform. Vooral in de laatste vijf jaar hebben we een enorme vraag gezien van instellingen die overstappen naar de cloud. Sommigen zijn gewoon op zoek naar een dringende 1-op-1 vervanging, terwijl anderen de kans grijpen om hun roosterprocessen te heroverwegen en gebruik te maken van de flexibiliteit die TimeEdit kan bieden. Spannende tijden dus", aldus Robert-Jan.

‍

TimeEdit richt de ANZ productadviesraad op

De Australische en Nieuw-Zeelandse onderwijssector is een van de meest geavanceerde regio's ter wereld als het gaat om planning en roostering. De ANZ-instellingen streven er altijd naar om studentgerichte diensten van hoge kwaliteit te leveren.

Jonatan Falk, VP Product bij TimeEdit: "Om ervoor te zorgen dat we altijd waarde toevoegen, hebben we een ANZ product adviesraad gevormd om ons te helpen onze oplossingen in lijn te brengen met de verwachtingen en visie van instellingen. We zullen samenwerken met ervaren ANZ roosteraars en samen zullen we ervoor zorgen om lokale hiaten op te sporen en op te lossen en, nog belangrijker, samen te innoveren.

‍

‍

We zijn verheugd om vier nieuwe klanten te verwelkomen in de steeds groter wordende TE familie, waardoor onze gemeenschap in België en Nederland is uitgebreid tot 12 instellingen die kiezen voor TimeEdit. In de afgelopen maanden hebben Marnix Academie, Hogeschool Rotterdam, de Universiteit van Tilburg en Howest allemaal TimeEdit vertrouwd om hen te helpen met roosteren en/of plannen. Onnodig te zeggen dat het hele TimeEdit team zowel blij als nederig is met deze eer, en nu al zijn begonnen van onze nieuwe partnerschappen.

‍

De vier klanten voegen zich bij TimeEdit's bloeiende en groeiende klantengemeenschap in België en Nederland, die al bestaat uit WUR, TU/e, Universiteit Utrecht, Erasmushogeschool Brussel, ULB, Artevelde Hogeschool en de Universiteit van Gent, evenals de Rooster Academy van onze partner Omix.

‍

De timing van de projecten valt ook samen met de opening van TimeEdit's nieuwe hub in Utrecht eerder dit jaar, waar de onboarding van consultants en business developers in volle gang is, zodat TimeEdit onze standaard hoge ondersteuningsniveau in lokale talen kan leveren. Tegen augustus 2021 zal TimeEdit drie Nederlandstalige consultants hebben, en we zijn van plan om het team in Utrecht verder uit te breiden in 2021/2022.

‍

Wij kijken ernaar uit om verder samen te werken met de Nederlandse en Belgische markt om samen de kunst van het roosteren en de academische planning verder te ontwikkelen.

June 7, 2023: TimeEdit, Europe's leading provider of academic scheduling software, announced today its official acquisition of Vorsen, a front-runner in the field of Curriculum Management and Academic Evaluation. The acquisition enables TimeEdit’s customers to bridge the big data divide between curriculum, scheduling and academic evaluation. And ultimately, it allows Higher Education institutions to continuously and consciously work towards a better student experience. 

Last year, European market leader TimeEdit grew by 50% globally, adding customers in new markets such as Australia, New Zeeland and Singapore. "It doesn’t matter where you look, the field of academic scheduling is changing. It’s shifting from ’just make it work’ to one of the core pillars to enable a great student-experience”, says Johan Blomdahl, CEO of TimeEdit. “And the acquisition of Vorsen will enable us to facilitate this transition more effectively than before.”

Vorsen’s tools for Curriculum Management, Course Catalog, and Academic Evaluation are now a part of the TimeEdit suite, significantly broadening the platform's functionality.

"Ensuring an extraordinary student experience is more crucial now than ever," states Johan Blomdahl. "Consider the level of customization and convenience we're accustomed to in other aspects of our lives. Higher Education is not immune to this transition; students are requiring more flexibility and have higher expectations than before.”

As TimeEdit warmly welcomes the exceptional team members from Vorsen, the company continues its unwavering commitment to deliver an efficient, user-friendly platform that simplifies complex scheduling tasks and more closely aligns with institutions' academic goals.

"We found a like-minded partner in Vorsen, a company that shares our commitment to user-friendliness, flexibility, and innovation," says Johan Blomdahl.

Steven Losekoot, co-founder of Vorsen, shares the enthusiasm for this development: "Joining forces with TimeEdit opens up an exciting chapter for us at Vorsen. We're thrilled to be part of a shared vision that places student-centric solutions at the forefront of academic scheduling."

For more information, please contact
Johan Blomdahl, johan.blomdahl@timeedit.com 
‍
About TimeEdit‍

TimeEdit is the leading provider of academic scheduling software in Europe and Australia. The company's focus on student-centric solutions and substantial growth underscore its commitment to aligning academic operations with the needs of students. The recent acquisition of Vorsen sets the stage for TimeEdit to redefine the future of Academic Operations. 

About Vorsen

Vorsen is a dutch company and trailblazer in the field of Curriculum Management and Academic Evaluation. They have customers across the netherlands and the UK. The company's user-friendly, flexible solutions enable institutions to manage curriculum effectively and evaluate academic progress seamlessly.

‍

What is Field relations?

Field relations allows you to connect two fields between objects in a logical manner to achieve a valuable end result. As an example, valuable connections might be: “Number of planned students” field in the student group object needs to be smaller than the “Number of seats” field in a room object or Teacher object that is marked with “Wheelchair accessibility” need needs to only be scheduled in a room that is marked as an “Accessible” room. This can be combined with other dependencies: If you are booking a room for a Lecture, the field relations are between the normal seating capacity of the room and the planned number of students. If you are booking for an event and have a different seating capacity for events, the field relations would be between the planned number of students and the event seating capacity.

‍

What value does this bring?

Field relations allows you to build more granular and robust rules for relationships between objects based on different scenarios and situations, meaning that you save significant time finding the right objects to connect as well as getting a better user experience. When used for rooming, it will greatly speed up the process of allocating the right room for the right situation considering all dependencies for room allocation + ensure better room utilisation because the rooms allocated would always be the best match given the situation.

‍

Beatrijs Vermaere, implementation project team member at Ghent University:

“Before the implementation of field relations, it took several steps to first determine the required room capacity and set-up for a class or exam activity, and then locate a suitable and available room meeting these requirements. The field relations in TimeEdit Core combine these steps in one move. This helps our schedulers to quickly book a room without having to go through the room catalogue and look up the estimated number of students. The field relations are in other words time saving and very handy for us.”

‍

Dit jaar konden we niet voor slechts één feature request kiezen daarom moesten we simpelweg drie prachtige bijdragen belonen. Gefeliciteerd Universiteit Utrecht, De Zweedse Gebruikersgroep, en de Zweedse Universiteit van Landbouwwetenschappen, SLU, voor jullie opvallende verzoeken - ze hebben allemaal geleid tot belangrijke updates voor de gebruikersgemeenschap.

‍

Universiteit Utrecht

Feature Request: Veld relaties

Namens de Universiteit Utrecht nam Martin Tukker de prijs in ontvangst omdat hun feature request veld relatie werd uitgeroepen tot een van de drie beste feature requests van het afgelopen jaar. Veld relaties maakt het voor instellingen mogelijk om relaties te leggen tussen alle velden van alle objecten, waardoor de automatische objecttoewijzing soepeler verloopt en het beheer van relaties drastisch wordt vereenvoudigd.

‍

‍

‍

🏆 De Zweedse Gebruikersgroep

Feature Request: Objecten wijzigen in TE Viewer

Vertegenwoordigd door Anna Norlöv en Emma Gerönberg, ontving Lund Universiteit de prijs namens de Zweedse gebruikersgroep voor de geweldige functie "Objecten wijzigen in TE Viewer". De functie stelt gebruikers in staat om objecten direct te wijzigen in een gepubliceerd concept of live rooster, wat betekent dat bijvoorbeeld docenten de docent kunnen wijzigen bij reserveringen of het maken van lokaal- of materiaalaanvragen - direct vanuit TE Viewer. Met andere woorden, geen heen en weer gemail meer voor eenvoudige wijzigingsverzoeken.

‍

🏆 Zweedse Universiteit voor Landbouwwetenschappen

Feature Request: Samenwerking in TE-Preferences

Oliver en zijn team van de Zweedse Universiteit voor Landbouwwetenschappen hebben een sleutelrol gespeeld in de ontwikkeling van TE Preferences. Hun voorstel "Samenwerken in TE Preferences" werd bekroond omdat, zoals de naam al zegt, het mogelijk maakt voor meerdere gebruikers om samen te werken aan een TE Preference formulier. In essentie betekent dit dat een formulier kan worden toegewezen aan meerdere docenten of cursuscoördinatoren die samen informatie kunnen invullen die relevant is voor de cursus.

‍

‍

Er waren meer dan 200 planners en resource managers die bijdroegen aan weer een boeiende en ongelooflijk leuke TE Summit, het delen van uw ervaringen en het leren van elkaar. Veel dank namens het TimeEdit team aan al onze fantastische gebruikers die dit evenement mogelijk hebben gemaakt. Hieronder hebben we enkele van de beste momenten voor u verzameld om van te (na)genieten.

‍

Net als vorig jaar (en het volgende jaar!) werd TE Summit 2019 gehost in het prachtige Steam Hotel, gunstig gelegen in Västerås, 1 uur van Stockholm.

‍

🚀 Johan, CEO, en Johan, CPO verwelkomden de aanwezigen dit jaar. "Nieuwe perspectieven" was het thema van de TE Summit 2019, om het feit te benadrukken dat de Summit dit jaar meer case study's van klanten dan ooit tevoren bevatte, evenals een introductie tot TimeEdit's twee nieuwe producten, TE Exam en TE Preferences.

‍

Meer dan 20 sessies, workshops en activiteiten over drie tracks. Veel lekkers om uit te kiezen!

‍

Peter Mårtensson van de Chalmers University deelde zijn ervaring over hoe Chalmers met succes een gecentraliseerd planningsproces met TimeEdit heeft geïmplementeerd, wat heeft geleid tot een hogere resource-efficiëntie en minder conflicten met de planning. Door gebruik te maken van de semester roll-over en concept mode functies liet hij het publiek zien hoe soepel het gaat.

TE Summit is meer dan een plek voor geweldige sessies, het is een plek om elkaar te ontmoeten, te netwerken en te leren van collega-roosteraars en resource managers.

‍

Hard aan het werk 💪

‍

Rosemarie Suominen van het Karolinska Institutet gaf een zeer gewaardeerde presentatie over hoe Karolinska Institutet een gedecentraliseerde manier van werken met TimeEdit hanteert.

‍

Malin, van het Customer Success team bij TimeEdit, loopt door praktische cases in één van de sub-sessies. Reserveringsgroepen zijn één van onze functies waarmee gebruikers eenvoudig pre- en postreserveringstijden kunnen aanmaken, zoals prep tijd en opruimtijd.

‍

De Stockholm University centraliseert haar tentamen management proces op de hele universiteit. Carlos Murakami, systeemeigenaar bij TimeEdit, deelde zijn ervaringen over het proces en verteld hoe ze van TE Exam profiteren door het te implementeren.

In onze Customer Case Cottage delen onze gebruikers hun verhalen over hoe zij TimeEdit binnen hun instellingen vormgeven. Niets anders motiveert ons meer dan te luisteren naar uw verhalen.

‍

Twee volle dagen met sessies vereisen regelmatige energie-inname ☺️

‍

Steam Hotel overname! Dit jaar waren alle kamers van het Steam Hotel gereserveerd voor de deelnemers en partners van de TimeEdit Summit
.

‍

Vooraf mengen voor het diner & feestje 🍸

‍

✌✌ DANK VOOR 2019, WE KIJKEN NU AL UIT NAAR 2020!

/ Het team van TimeEdit

‍

‍

‍

Vertel eens wat over jezelf

Elin: Vanaf het begin ben ik eigenlijk paralegal, maar ik kwam al snel op het projectmanagementspoor terecht en op dat pad ben ik verder gegaan. Voordat ik bij TimeEdit begon, werkte ik als implementatiedeskundige bij Adway, een HR-Tech start-up in Göteborg, en daarvoor was ik teamleider op de projectafdeling voor digitale HR-tools bij Tholin & Larsson. Als ik niet aan het werk ben, vind je me ofwel in de sportschool, voor een goede tv-serie of met  vrienden op pad. Eten is ook een grote interesse (en de reden waarom ik sport...) en op dit moment zit ik in een periode waarin ik veel Thais kook.

Peter: Ik ben een extravert en vrolijk persoon die dingen laat gebeuren. Een positieve probleemoplosser die altijd op zoek is naar het verbeteren van work flows en het ontwikkelen van nieuwe manieren om efficiënter te worden. Voordat ik hier kwam, was ik een rooster manager en object specialist voor TE Core en TE Viewer aan de Chalmers University of Technology. Daarvoor werkte ik bij Trigono AB in Lund als verantwoordelijke voor Backoffice en Marketing.

‍

Wat is jouw rol bij TimeEdit?

Elin: In mijn nieuwe rol als Customer Success Manager bij TimeEdit zal ik er samen met ons fantastisch getalenteerde team voor zorgen dat onze klanten de best mogelijke ervaring met onze producten krijgen.

Peter: Onderdeel van het CS team als Customer Success Manager. Om ervoor te zorgen dat onze klanten een goede ervaring krijgen met TimeEdit's producten. Na zes jaar als gebruiker te hebben gewerkt met TimeEdit Core/Java en TimeEdit Viewer, vind ik het geweldig om mijn kennis en denkwijze te kunnen delen om de producten te verbeteren. Het bedrijf heeft een geweldige sfeer en energie, dus ik zie mezelf ontwikkelen als medewerker en tegelijkertijd plezier hebben.

‍

Je bent nu een week bij het team, wat is je eerste indruk?

Elin: Ik kwam naar TimeEdit met hoge verwachtingen en tot nu toe zijn die niet alleen waargemaakt, maar ook overtroffen. Ik kijk er naar uit om mijn collega's nog beter te leren kennen en natuurlijk nog veel meer te leren over onze producten en werkmethoden.

Peter: Het is spannend om kennis te maken met TE Preferences, dat een belangrijke aanvulling is op andere producten. Ik zie dat deze tool het makkelijker kan maken voor klanten. Het zal spannend zijn om met mijn ervaring vanuit de gebruikerskant te kunnen bijdragen en input te kunnen geven aan productontwikkeling.

‍

Bedankt voor het gesprek! We zijn blij jullie aan boord te hebben :) 

‍

‍

The Big Shift

So what are the main developments since SU started using TimeEdit some 20 years ago? At that time, TE was purchased to meet a specific need for a room booking tool, without a real holistic approach to scheduling or resource management. The shift to an holistic approach  was made around 2016, when the decision was made to start using TE as the scheduling and resource management tool for the whole university. An evaluation revealed that a lot of the room bookings were not realised, and as a result of this the cost was unnecessarily high.  This was an important step to increase efficiency in resource management and maximise the usage of the rooms available, and at the same time manage the scheduling process in a unified way. 

‍

What effect has the holistic approach to resource management had?

Nowadays, while the Property Management Office is centralised,  the approximately 200 schedulers are based out of the institutions. So how does the resource management work in practice with this mix of centralised and decentralised set up? Carlos tells us:

“Most rooms are centrally managed from the Property Management Office, and for those we have release dates when all institutions are free to book the rooms at an hourly rate. When the clock strikes, there is quite the frenzy for the most popular rooms and time slots. There are also some rooms that are wholly rented by each institution, meaning that they pay a monthly fee independently of usage. These room bookings are nevertheless also booked via TE.” 

‍

Benefits of the shift

So what would Carlos say are the biggest benefits of using TimeEdit this way? “It is in three words efficient, transparent and uniform. All the institutions use the same system and are charged according to usage. We can clearly see that the rooms are more efficiently used when you pay by the hour and according to room size compared to the rooms “owned” by each institution. Usage of the centrally managed rooms is somewhere around 60-65% in office hours, meanwhile the institution managed ones have a corresponding rate of 50% at best. ” He continues: “We can also see big benefits with everyone having a clear overview of what resources are available and which bookings a certain institution has.  As the hourly rate of each room varies according to the number of seats, we see that the institutions are aware of this and do not book unnecessarily big rooms. We also see that the staff like being closer to the actual scheduling, and this approach also makes the scheduling more student centric. New areas of use also come up all the time, for instance we are now also using TE for booking exhibition hosts for our art gallery.”

“Add to this the benefits  of all students being able to book smaller group rooms themselves TE Viewer. This is an easy way for the students to know availability and book according to their own needs and of course takes away a lot of administration.”

‍

“It is in three words efficient, transparent and uniform."

‍

‍Next steps

So what does Stockholm University see as the next steps for becoming even more efficient in the future? Carlos tells us: “We see great opportunities for improving our daily business even further. We might be looking into using real time occupancy data from wifi/sensors for better decision making, and we are very much looking forward to functionality being built into TE Exam to be able to invoice exam-related services straight from the system. Further into the future, we are discussing centralising the  scheduling process through the establishment of a central scheduling organisation for the whole university. By doing this, we believe that we will get more value from our TE system and use it more efficiently - as well as making it easier to optimise the spaces and resources we have at the university.”

Image: ©Stockholm University, photographer Niklas Björling

‍

TimeEdit staat momenteel aan de vooravond van een aantal belangrijke functie- en productlanceringen, dus we hebben een ervaren Hoofd Productontwikkeling aan ons team toegevoegd om ervoor te zorgen dat onze nieuwe productoplossingen de pijnpunten van onze klanten oplossen en intern en extern goed gecommuniceerd zijn. Natalia Lindberg kwam in januari bij ons team als onze Hoofd Productontwikkeling en heeft sindsdien hard gewerkt om onze plannen voor nieuwe functies in gang te zetten.

Natalia is een doorgewinterde productmanager, met ervaring bij Ericsson, Stena Line en recentelijk als Hoofd Product Management bij Adfenix. Ze is al een essentieel onderdeel van ons team dat elke dag een frisse blik en een positieve houding brengt (serieus, we hebben haar nog nooit haar geduld zien verliezen). Samen met het productteam zal zij de stem zijn van onze nieuwe productlanceringen, dus we willen haar graag aan u voorstellen door middel van een een kennismaking met uw vragen en antwoorden!

Waarom juist TimeEdit en deze kans?

TimeEdit en ik hebben dezelfde waarde - ik geloof oprecht dat de weg vooruit via het onderwijs is. TimeEdit heeft de ambitie en de vaardigheid om het onderwijs efficiënter en gemakkelijker te maken voor iedereen, en ik raak enthousiast door een missie die een diepe betekenis heeft in deze wereld. Ook de ambitieuze schaalvergroting atmosfeer sfeer sprak me erg aan.
‍

Wat is je favoriete functionaliteit van TimeEdit en waarom?

Ik heb geen enkele favoriete functie. Ik vind het erg leuk dat TimeEdit is ontworpen om onze klanten te helpen bij het optimaliseren van het gebruik van de middelen, het succes van de studenten en de tevredenheid van het personeel. Alles wat we doen is erop gericht om onze klanten te helpen die doelen te bereiken, en het is dat begin-to-end proces dat me echt boeit. Ook al denk ik dat onze nieuwe bulk bewerkingsfunctie behoorlijk radicaal is.

‍

Det här är en body

‍

1. Ett
2. Två
3. Tre

De implementatie van de TE Suite omvat het volledige proces van gegevensverzameling, planning, roosteren, lokaaltoewijzing, tentamen management en analyse. De overstap naar TimeEdit kwam voort uit de beslissing om de onderwijslogistieke processen te moderniseren en beter gebruik te maken van de middelen van de universiteiten.

De universiteit is momenteel bezig met de implementatie van het TE Exam voor hun tentamen management. Als onderdeel van de implementatie centraliseert de universiteit het tentamen management proces. Via TE Exam kan de cursuscoördinator direct via de applicatie tentamens bestellen en het centrale tentamenbureau zal ruimtes en surveillanten voor het tentamen inplannen, evenals de organisatie van studenten met een speciale behoeften en de toewijzing van studenten aan stoel/ tafel. Surveillanten worden ingepland op basis van de beschikbaarheid die ze van tevoren hebben opgegeven en de surveillanten worden op de hoogte gesteld wanneer ze voor een tentamen zijn geboekt. Via de surveillantenmodule in TE Exam kan ze alle relevante informatie over het tentamen bevestigen en inzien.

SLU zal ook de nieuwe oplossing voor het verzamelen van roostergegevens in de hele organisatie implementeren. In plaats van het indienen van cursusvoorkeuren en cursusvolgordelijkheid via Excel, Word of e-mail, zullen docenten en cursuscoördinatoren TE Preferences gebruiken die de gegevens direct in de planningstool van de roosteraars, TE Core, structureren.
TimeEdit voldeed aan onze eisen voor een krachtig en gebruiksvriendelijk systeem dat tegelijkertijd de tools en functies bevatte die een moderne universiteit nodig heeft", zegt Oliver Milivojevic (projectmanager van deze implementatie) en Roger Pettersson (afdelingsmanager en systeemeigenaar van TimeEdit)".

"We zijn super blij dat we SLU aan boord hebben. TimeEdit lost issues SLU's goed op en de gebruikersgroep is zeer vooruitstrevend en vooruit denkend. Ik ben er zeker van dat we resource management samen nog vele jaren zullen blijven ontwikkelen", zegt Johan Blomdahl, CEO van TimeEdit.

‍

De Technische Universiteit Eindhoven, TU/e, heeft gekozen voor TimeEdit voor hun end-to-end roostering, van het verzamelen van roostergegevens (TE Preferences) tot de onderwijs- en examenplanning (TE Core & TE Exam) voor alle afdelingen van de universiteit.  

De TU/e zal in het voorjaar van 2021 live gaan met TE Core, TE Reserve en TE Viewer, en in de tweede fase van de implementatie zal de TU/e beginnen met TE Preferences voor het verzamelen van roostergegevens en TE Exam voor examenmanagement.

‍

Bert van Irsel, projectmanager bij de TU/e, licht hun recente aankoop toe:

"De TU/e heeft een strategie voor 2030 geformuleerd met de titel 'Drivers of Change'. Met betrekking tot de roostering zijn er twee belangrijke veranderingen die we moeten ondersteunen:
1) Ons op onderzoek gebaseerd onderwijs zal transformeren van onderwijs naar leren en er zullen meer en meer uitdagende projecten komen.
2) In tijden van snelle groei, zal het onze prioriteit zijn om de kwaliteit van ons onderwijs en onderzoek te waarborgen en onze unieke persoonlijke aanpak te garanderen. Om deze veranderingen te ondersteunen zal de TU/e haar planningsprocessen moeten verbeteren.

In onze aanbesteding hebben we een sterke planning- en roosteringskern gedefinieerd als een harde vereiste - en het verzamelen van voorkeuren, gedetailleerde tentamenplanning en de mogelijkheid om verschillende scenario's uit te voeren zijn gedefinieerd als wens. De flexibele planningstools van TimeEdit hebben alle vakjes aangekruist.

‍

"We zijn verheugd met het implementatieproces te beginnen en zijn er zeker van dat we  zullen verbeteren van onze harde eisen en wensen. De algehele volledigheid van TimeEdit in combinatie met een zeer gebruiksvriendelijke interface zal ons veel tijd besparen, maar nog belangrijker is dat we instaat worden gesteld onze doelen te bereiken", zegt Bert van Irsel, projectmanager bij de TU/e.

‍

"We zijn superblij de TU/e aan boord te hebben van de snel groeiende TimeEdit-gemeenschap in Nederland. Het is een genoegen om de ambitieuze en vooruitstrevende gebruikersgroep te leren kennen, en ik ben er zeker van dat we het gebied van resource management nog vele jaren samen zullen blijven ontwikkelen", zegt Johan Blomdahl, CEO van TimeEdit.

‍

Over de Technische Universiteit Eindhoven (TU/e  

De Technische Universiteit Eindhoven biedt academisch onderwijs dat wordt gedreven door fundamenteel en toegepast onderzoek. Meer dan 12.000 studenten studeren op deze prestigieuze campus in het centrum van één van de krachtigste technologiehubs ter wereld: Brainport Eindhoven.

‍

Hoewel het evenement pas over enkele maanden plaatsvindt, zijn de voorbereidingen al begonnen. Als onderdeel van de startceremonie van de bouw van het paviljoen gisteren in Stockholm & Dubai, werd onze CEO Johan Blomdahl uitgenodigd om te presenteren hoe de Expo 2020 partnerbedrijven faciliteiten, catering en andere diensten zullen reserveren via TE Reserve.
‍

‍

"Met TimeEdit digitaliseren we het planningsproces van begin tot eind. Voorheen gebruikten we e-mail, spreadsheets en pen en papier. Het maakt een enorm verschil of onze partners middelen kunnen boeken en hun evenementen direct in TimeEdit kunnen plannen", zegt Johan Andersson, partner relationship manager in Expo 2020.

We kijken met veel enthousiasme uit naar Expo 2020.

‍

‍

‍

TimeEdit en Omix hebben een samenwerkingsovereenkomst gesloten met als doel Omix domeinexperts te maken in TimeEdit's planningstools om te voldoen aan de behoefte van de Nederlandse markt aan opleiding en expertise in het gebruik van TimeEdit.

Omix is het toonaangevende adviesbureau voor onderwijslogistiek in Nederland en biedt alle onderwijsinstellingen een scala aan diensten aan, evenals hun eigen roosteracademie om aspirant-planners op de markt te brengen.

In de komende maanden zal Omix trainingen volgen om gecertificeerde experts in TimeEdit te worden, en zullen zij in staat zijn om elke behoefte aan training of domeinexpertise van Nederlandse instellingen op te vangen. Omix implementeert TimeEdit ook als standaardsoftware voor hun eigen roosteracademie, zodat alle roosterstudenten van Omix voor het hoger onderwijssegment vanaf juni 2020 in TimeEdit kunnen  roosteren.

"TimeEdit ziet op dit moment een ongekende belangstelling van onderwijsinstellingen in Nederland en België voor moderne planningsoplossingen en wij spelen hierop in door zowel een kantoor als sterke partnerrelaties in de regio op te zetten. De samenwerking met Omix zorgt ervoor dat we meer instellingen die hun resource management en planning willen moderniseren, een hoogwaardige ondersteuning kunnen bieden", zegt Johan Blomdahl, CEO van TimeEdit.

"Samenwerken en verbinden met klanten en marktpartijen zoals TimeEdit is voor Omix het uitgangspunt om goed georganiseerd onderwijs en dus beter onderwijs te krijgen. We verwachten dat TimeEdit één van de belangrijke spelers wordt voor roosteroplossingen in Nederland", zegt Rudi ter Riet, directeur van Omix.

We zijn allemaal zeer verheugd wat de toekomst ons zal brengen, en zijn blij om Omix aan boord te hebben!

Onze Product en Ontwikkelteams hebben de afgelopen maanden hard gewerkt aan het verfijnen van de gebruikersomgeving en de laatste regels code geschreven voor een aantal zeer spannende nieuwe functionaliteiten.

Bij TimeEdit zijn we geobsedeerd door het creëren van een planningsoplossing die zich naadloos aanpast aan de veranderende behoeften van planners, cursusbeheerders, docenten en studenten over de hele wereld. Hoewel we altijd proberen om onze producten samen met onze klanten te ontwikkelen, hebben we dit jaar een verhoogd niveau van co-creatie gezien toen we probeerden ons steentje bij te dragen om instellingen voor hoger onderwijs over de hele wereld te helpen plannen rond de snel veranderende lockdown situaties.

De lijst met verbeteringen en nieuwe functies is lang, maar enkele van de dingen waar we het meest enthousiast over zijn, zijn:

Een volledig verbeterde concept-modus in TE Core

Voor roosteraars is een van de meest kritische functies voor scenarioplanning de mogelijkheid om meerdere versies van een rooster te maken en snel te wisselen tussen de verschillende versies voordat er een wordt vastgelegd als het definitieve rooster. Met onze nieuwe Concept-modus kan een gebruiker naadloos een onbeperkt aantal concepten maken, met een druk op de knop tussen de verschillende conceptenversies bewegen en in een oogwenk teruggaan naar de gepubliceerde versie zonder zich zorgen te maken over het verlies van gegevens - wijzigingen in het concept worden automatisch opgeslagen op de backend en kunnen op elk gewenst moment worden opgehaald.

Verbeterde controle en beheer in TE Viewer

Zoals 2020 ons allen heeft laten zien, zijn roosters geen statische entiteiten die ongewijzigd kunnen blijven. Cruciaal is dan ook dat een roosterpublicatie applicatie in hoge mate configureerbaar en aanpasbaar moet zijn om ervoor te zorgen dat de meest kritische informatie duidelijk wordt weergegeven aan de eindgebruikers. Met onze herontworpen admin interface in TE Viewer, hebben we het voor een beheerder aanzienlijk eenvoudiger gemaakt om de inhoud en lay-out van de openbare roosters te configureren, om te helpen bij de communicatie van de planningen naar alle relevante partijen.

Dynamische objectkoppen in TE Core

In dezelfde lijn van de behoefte om gemakkelijk te kunnen schuiven met middelen als de onderwijssituatie verandert, hebben we een gloednieuwe functionaliteit in TE Core gemaakt die de gebruiker in staat stelt om snel het rooster te draaien om de roostergegevens op te splitsen gebaseerd op een object filter. Het statisch splitsen van het rooster op basis van een set van objecten is een bekende (en geliefde!) functie die we al lange tijd ondersteunen, en door dit te combineren met de mogelijkheid om een willekeurig filter te gebruiken om dynamisch uw objecten in te stellen, wordt de workflow van het krijgen van een holistisch overzicht van de roostervoortgang drastisch versneld.

Dit zijn slechts enkele van de nieuwe functies die ons het afgelopen kwartaal hebben beziggehouden, en er komt nog veel meer aan dat we de komende maanden graag met u willen delen - blijf op de hoogte!

Vertel eens wat over jezelf:
Ik ben mijn werkzame leven begonnen in de hypotheekwereld bij een van de grotere banken in Nederland. Na een aantal jaar heb ik de overstap gemaakt naar een softwarebedrijf in de service management branche genaamd TOPdesk als implementatie consultant. Ik vond mijn werk daar erg leuk maar was na 4,5 jaar op zoek naar een nieuw avontuur. Ik ́woon nu zo'n 12 jaar in Utrecht en speel in mijn vrije tijd hockey. Ik reis graag en kan niet wachten tot de wereld weer echt open gaat.

Wat is je rol bij TimeEdit?
Bij TimeEdit word ik implementatiemanager. Ik hoop wat ervaring mee te brengen uit mijn jaren als implementatieconsultant en kan niet wachten om TimeEdit nog verder te zien groeien. Ik kijk ernaar uit om veel nieuwe mensen te ontmoeten.

Je bent nu ruim een paar maanden bij het team, wat is je eerste indruk?
Mijn eerste indruk is geweldig. Ik hou echt van de vibe binnen het bedrijf en ik kijk uit naar om te beginnen met implementeren bij klanten. Het is verbazingwekkend om te zien hoe snel nieuwe
ontwikkelingen bij TimeEdit gebeuren. Wekelijks worden er nieuwe functies en verbeteringen vrijgegeven.

‍

‍

TimeEdit en de onderwijslogistiekconsultants van Omix blijven hun relatie ontwikkelen nu TimeEdit dit voorjaar is geïmplementeerd als het officiële onderwijssysteem op de Omix Scheduling Academy. De academie maakt deel uit van Omix' strategie om nieuwe mensen te werven en op te leiden voor de planning en roosterindustrie om zo te voldoen aan de toenemende vraag naar expertise binnen de onderwijslogistiek. Nu heeft de eerste klas studenten de academie afgerond en de kneepjes van het roosteren met TimeEdit geleerd. In de onderstaande video wordt zowel de waarde van de samenwerking als de mening van de studenten over de academie en het leren van TImeEdit geschetst.

‍

"Toen we voor het eerst in aanraking kwamen met de Scheduling Academy van Omix, waren we verbijsterd. Wij geloven dat de omvang van de operatie en de professionaliteit van het studieprogramma de academie tot een uniek instituut in de industrie maakt, dat wij in TimeEdit van harte ondersteunen als roostering enthousiastelingen", zegt Steinar Morland, VP Business Development in TimeEdit.

"TimeEdit is een goed doordacht systeem. Wanneer u het systeem voor het eerst betreedt, heeft het een geweldig introductiescherm dat u door de belangrijkste functies van het systeem navigeert. Nu de opleiding klaar is, word ik geplaatst op een universiteit of hogeschool in Nederland, waar ik de dingen die ik heb geleerd zal toepassen om docenten- en studentenroosters te maken", zegt Aiden Lowe, pas afgestudeerd aan de Omix Scheduling Academy.

"Wij beschouwen TimeEdit als een zeer veelbelovende nieuwe speler op de Nederlandse markt, en hoewel we nu met TimeEdit werken, begrijpen we het volledige potentieel  misschien nog niet helemaal. Onze kennis zal snel groeien en weldra zullen we meer praktijkervaring hebben met de tools. We zijn enthousiast om aan de slag te gaan en deze wereld van mogelijkheden te ontdekken", zegt Paula Verschoof-Dun, consultant bij Omix.

Het werd tijd dat TimeEdit een vestiging zou openen in Nederland - en we hebben dit gedaan met een knaller! Als onze eerste medewerker in ons kantoor in Utrecht zijn we blij dat we een doorgewinterde BDM hebben gevonden die al vele jaren in het hoger onderwijs werkt en houdt van het ondersteunen van ingewikkelde werkprocessen met goede software. Zijn naam is Robert Zeemans. We hebben kort met Robert gesproken over zijn nieuwe rol.

‍

Vertel eens wat over jezelf

Robert: Mijn naam is Robert Zeemans en ik kom uit Nederland. U hoort het goed, ik ben de eerste 'boots on the ground' voor het Nederlandse kantoor. Ik heb een achtergrond in Facility en Vastgoed Management gerelateerde processen. Bij TOPdesk (FMIS) was ik verantwoordelijk voor de verkoop in de Benelux en Canada. Bij Lone Rooftop (ruimte optimalisatie en bezettingsanalytics) was ik verantwoordelijk voor de verkoop in de Benelux en VK/ Ierland. 

Als ik niet aan het werk ben breng ik graag de tijd door met mijn gezin, train ik in de sportschool, kook ik graag en reis ik de wereld rond (als Covid het toelaat). 

‍

Wat is jouw rol bij TimeEdit?

Robert: Mijn rol bij TimeEdit is Business Development Manager Benelux en VK/I. In mijn rol zal ik kansen verkennen en TimeEdit's producten en diensten introduceren bij de hoger onderwijsinstellingen in deze markten. De Benelux en VK/I mogen dan relatief nieuwe markten zijn voor TimeEdit, maar met een geweldig product en een (misschien nog wel meer geweldig) team van collega's twijfel ik er niet aan dat we een geweldige tijd voor de boeg hebben!

Je bent nu een week bij het team, wat is je eerste indruk?

Robert: Het is grappig hoe vertrouwd het voelt. Ik werk inderdaad pas een paar weken bij TimeEdit, maar het voelt alsof ik al minstens een maand bij het bedrijf werk. Iedereen die ik heb ontmoet is erg aardig en behulpzaam, en dat is misschien precies de reden waarom het zo makkelijk is om je in te passen. Het product leren kennen is een beetje meer uitdagend. Ik heb nooit geweten dat planningsdiensten en resource management zo uitgebreid waren! Er is nog veel meer te leren, maar met dit team moet dat geen probleem zijn.

‍

We zijn blij je aan boord te hebben, Robert!

‍

Welkom bij het team! Eerste vraag: waarom ben je bij TimeEdit gaan werken?

Het was niet slechts één ding. Persoonlijk is de bedrijfscultuur alles voor mij - vanaf het begin kon ik zien dat het een geweldige match was met wat ik zocht. Ten tweede, een duidelijke missie en de fantastische produkten. Met zo'n sterke aanwezigheid in meerdere markten, was het duidelijk dat er een duidelijke kans is binnen het Verenigd Koninkrijk om de sector van het hoger onderwijs te helpen bij het transformeren van hun planning en roostering in de komende jaren en ik wilde deze groei leiden.

‍‍

Wat is jouw rol bij TimeEdit?
Ik word de commercieel directeur van TimeEdit in het Verenigd Koninkrijk. Ik kijk er enorm naar uit om een groot netwerk van TimeEdit-klanten in deze regio op te bouwen.

‍

Vertel eens wat over jezelf

Ik ben afgestudeerd in Marketing en Reclame en heb de eerste helft van mijn carrière bij reclamebureaus gewerkt. Daarna heb ik de overstap naar de klant gemaakt en leiding gegeven aan de marketingactiviteiten van Mini Cooper in het Verenigd Koninkrijk. Ongeveer 10 jaar geleden stapte ik over naar online onderwijs en EdTech en ik heb niet meer teruggekeken. Ik woon net buiten York met mijn vrouw en vier jaar oude dochter. Ik heb een passie voor wielrennen, F1 en een goede film!

Koffie of thee? Melk eerst of als laatste?
Zeker thee, en zeker melk als laatste. Potentieel controversieel.

‍

Je bent hier nu een paar weken, wat zijn je eerste indrukken van TimeEdit?

Wat me is opgevallen, is de energie, de openheid en de passie van het team. Iedereen is gul geweest met hun tijd om me te steunen en de bedrijfscultuur is geweldig. Het product is ook fenomenaal! Ik kan niet wachten om het in de komende maanden aan nieuwe partners te gaan demonstreren. Ik kijk ernaar uit om waarde toe te voegen en een integraal onderdeel van het team te worden.

Door de aanbesteding verlengt Lund University haar samenwerking met TimeEdit met nog eens vijf jaar. De universiteit werd opgericht in 1666 en is met een totaal van meer dan 40.000 studenten een van de grootste universiteiten in Scandinavië. Een van de belangrijkste kenmerken van LU is hun zeer gedecentraliseerde manier van werken. De planning is op maat gemaakt voor elke afdeling, terwijl het mogelijk is om de middelen te delen tussen afdelingen en centraal toewijzen van centraal beheerde middelen.

We kijken ernaar uit om samen met Lund University samen met de Universiteit van Lund de best praktices op het gebied van planning te blijven ontwikkelen in verschillende academische settings voor de komende jaren.

‍

Bij TimeEdit dragen we onze klanten op onze schouders, en wij zijn altijd op zoek naar manieren om de customer journey te verbeteren en onze klanten te ondersteunen. Wessel's ervaring, persoonlijkheid en motivatie zijn ideaal om onze klantgerichte cultuur verder te ontwikkelen. Daarnaast zal hij een nieuwe industriestandaard neer te zetten voor wat een uitmuntende klantenservice inhoudt. We zijn meer dan verheugd om Wessel in ons team te verwelkomen! 

‍

Vertel eens wat over jezelf: Ik ben geboren en getogen in Nederland. In december 2017, ben ik verhuisd naar Göteborg om eindelijk samen te wonen met mijn Zweedse vrouw, na een aantal jaren heen en weer gereisd te hebben tussen Nederland en Zweden. Ik heb een achtergrond in Facility en Real Estate Management. Toen ik naar Zweden verhuisde, ben ik gaan werken voor Planon (software voor vastgoed- en faciliteitenbeheer), voor wie ik hun activiteiten in Scandinavië heb opgebouwd, met een kantoor in Göteborg. In mijn vrije tijd ben ik graag buiten, fietsen, wandelen, zeilen, in de tuin werken, enz.

‍

Wat is jouw rol bij TimeEdit? Ik zal leiding geven aan de  Customer Succes afdeling bij TimeEdit. Mijn team heeft in de loop der jaren heel goed voor onze klanten gezorgd. Ondanks dat TimeEdit zo snel groeit, willen we nog steeds het bedrijf zijn met de meest tevreden klanten in de markt. Tegelijkertijd willen we onze dienstverlening professionaliseren en ons team uitbreiden om onze klanten over de hele wereld te ondersteunen. Dat is een uitdaging die ik en mijn team graag aan willen gaan!

‍

Je bent nu een week bij het team, wat is je eerste indruk? Ik ben onder de indruk van de bedrijfscultuur van TimeEdit. Er is zoveel positieve energie, slimme mensen en de bereidheid om te helpen. Het is echt een klantgerichte organisatie. Mijn eerste week is voorbij gevlogen, het voelt alsof ik al eeuwen deel uitmaak van de TimeEdit-familie. Ik had me geen warmer welkom kunnen wensen. Ik ben ervan overtuigd dat dit bedrijf een zeer succesvolle toekomst tegemoet gaat en ik ben erg trots om deel uit te maken van het team!

Als gevolg hiervan heeft INSEAD met succes TimeEdit ingezet als onderdeel van een meerjarige strategie om de levering en organisatie van het onderwijs te digitaliseren op haar vier wereldwijde locaties. Dit heeft hen in staat gesteld om vele stappen vooruit te zetten om een perfecte harmonie samen te stellen waarin de planning van middelen, mensen, onderwijs en diensten wordt georchestreerd. Als onderdeel hiervan managen ze ook het roosteren van nieuwe virtuele en hybride faciliteiten die een aanzienlijke groei hebben doorgemaakt en veel flexibiliteit hebben vereist sinds het begin van de Covid-crisis.

James Middleditch, Director for Operations and Campus Services bij INSEAD legt uit: 

"We hadden een moderne en schaalbare oplossing nodig. Het feit dat de TimeEdit suite in verschillende modules geleverd kan worden, heeft ons de flexibiliteit gegeven om alleen die modules te implementeren die we op dit moment nodig hebben, terwijl we in staat zijn om andere modules toe te voegen als we verder gaan. We hadden ook behoefte aan een "single point of truth" en TimeEdit heeft ons in staat gesteld om alle planning en ruimtebeheer op één plek te hebben. Nu we dat hebben bereikt, kunnen we de sterke punten van TimeEdit gebruiken voor beter faciliteitenbeheer, betere benutting van middelen, betere besluitvorming en een betere ervaring voor onze belanghebbenden - wat waarde toevoegt aan alle gebieden van onze business."

De ambitie strekt zich ook uit tot een volledig end-to-end bevoorrading- en aanvraag-oplossing met behulp van het INSEAD API-platform, naast het leren integreren van IoT- en Gebouw Management-gegevens, in lijn met digitale campusinitiatieven ter ondersteuning van duurzaamheidsdoelstellingen.

Johan Blomdahl, CEO van TimeEdit:

"De ambitieuze plannen om holistisch te kijken naar de gehele waardeketen van resource management maakt INSEAD een ideale klant voor TimeEdit, aangezien we ernaar streven om samen te werken met partners die onze missie delen om voortdurend grenzen te verleggen en academische planning te evolueren. INSEAD is een perfect voorbeeld van een complexe omgeving waar vier campussen, ieder gevestigd op een ander continent, efficiënt kunnen samenwerken in één enkele omgeving, en we kijken ernaar uit om hun academische planningsprocessen verder te helpen innoveren naarmate onze samenwerking voortduurt."

We find this characteristic is not just common among higher education in any specific region, but is a global phenomenon. Time and time again we run into the very same, or very similar, issues wherever we talk with scheduling professionals about scheduling & resource management. But don’t just take our word for it. Here are the top 5 pain points scheduling professionals are faced with (according to the schedulers attending HoSA 2022).

‍
1. It’s too difficult to collect data from academics

Academics, right? We love them to death, but we know they can be difficult. Especially when collecting their timetabling preferences. Data is rarely submitted on time and what we do get is often incomplete and unstructured.

It makes little difference if you use a bulletproof system of hard-copy notes, send reminder email after reminder email or even chase them down in person, this is the number one pain for scheduling professionals.

‍

2. Hybrid teaching is a big challenge in our scheduling solution

The past few years have driven a massive transformation where hybrid teaching has become the norm. Sudden lockdowns forced us to be more flexible than ever before in order to quickly change delivery mode from in-person to online and back again when necessary. New issues emerge as we open up again.

While we will see more of a hybrid approach moving forward, this does come with its own set of challenges for the people administering the hybrid teaching environment (we’re talking about you guys!). Especially considering other parameters that can increase complexity, such as additional room capacities for social distancing or using the same room for an exam.

‍

3. Our #1 scheduling focus is improving student experiences

While there is no question of who our favorite stakeholder in the organization is, the students are the main focus in the higher education world. They are the paying customers and the beneficiary of education, which can be expensive these days.

It really is a no-brainer that institutions want them to have the greatest possible experience from their time spent with the institution. Especially when competition to attract and retain students is fierce. This does however mean that other areas of improvement are put aside in favor of a top-notch student experience and ultimately student success is the mission for all.

‍

4. We spend too much time on manual data entry

This one goes out to all you brave spreadsheet-users out there. Of course spreadsheets are great! But all the manual data input makes it a time-consuming process to ensure all the sheets are working as they should.

It is also a source of pain in organizations where legacy solutions demand cumbersome workarounds in order to meet the changing requirements of the organization.

‍

5. Managing scheduling change requests should be easier

There is no question that change requests would make this list. Now, it’s not the requests themselves that cause us so much strife. Usually it’s a rough ride when the data isn’t easily accessible and we have to look through several lists or systems to get what we need to fulfill the request.

It’s even worse for those poor individuals who receive requests through email, where it almost seems inevitable that you either lose the request, simply overlook it or it just takes time to locate all the information required to action a request. A truly terrible experience for everyone involved.

‍

‍

TimeEdit acquires the leading curriculum management company, Vorsen

June 7, 2023: TimeEdit, Europe's leading provider of academic scheduling software, announced today its official acquisition of Vorsen, a front-runner in the field of Curriculum Management and Academic Evaluation. The acquisition enables TimeEdit’s customers to bridge the big data divide between curriculum, scheduling and academic evaluation. And ultimately, it allows Higher Education institutions to continuously and consciously work towards a better student experience.

Last year, European market leader TimeEdit grew by 50% globally, adding customers in new markets such as Australia, New Zeeland and Singapore. "It doesn’t matter where you look, the field of academic scheduling is changing. It’s shifting from ’just make it work’ to one of the core pillars to enable a great student-experience”, says Johan Blomdahl, CEO of TimeEdit. “And the acquisition of Vorsen will enable us to facilitate this transition more effectively than before.”

Vorsen’s tools for Curriculum Management, Course Catalog, and Academic Evaluation are now a part of the TimeEdit suite, significantly broadening the platform's functionality.

"Ensuring an extraordinary student experience is more crucial now than ever," states Johan Blomdahl. "Consider the level of customization and convenience we're accustomed to in other aspects of our lives. Higher Education is not immune to this transition; students are requiring more flexibility and have higher expectations than before.”

As TimeEdit warmly welcomes the exceptional team members from Vorsen, the company continues its unwavering commitment to deliver an efficient, user-friendly platform that simplifies complex scheduling tasks and more closely aligns with institutions' academic goals.

"We found a like-minded partner in Vorsen, a company that shares our commitment to user-friendliness, flexibility, and innovation," says Johan Blomdahl.

Steven Losekoot, co-founder of Vorsen, shares the enthusiasm for this development: "Joining forces with TimeEdit opens up an exciting chapter for us at Vorsen. We're thrilled to be part of a shared vision that places student-centric solutions at the forefront of academic scheduling."

For more information, please contact
Johan Blomdahl, johan.blomdahl@timeedit.com

Over TimeEdit

TimeEdit is the leading provider of academic scheduling software in Europe and Australia. The company's focus on student-centric solutions and substantial growth underscore its commitment to aligning academic operations with the needs of students. The recent acquisition of Vorsen sets the stage for TimeEdit to redefine the future of Academic Operations.

About Vorsen

Vorsen is a dutch company and trailblazer in the field of Curriculum Management and Academic Evaluation. They have customers across the netherlands and the UK. The company's user-friendly, flexible solutions enable institutions to manage curriculum effectively and evaluate academic progress seamlessly.